Срок хранения документов ИП на ЕНВД грузоперевозки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов ИП на ЕНВД грузоперевозки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.

Ответственность за неправильное хранение

Срок хранения отчётности ИП

Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.

Перечень, который утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Но в Перечне есть строки, которые напрямую касаются предпринимателей. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня);
• книги учёта доходов и расходов на упрощёнке в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 318 Перечня).

Предприниматель обязан хранить и другие документы, которые возникают в процессе его деятельности и где прямо не указано, что сроки относятся только к организациям. Например, кадровые документы, договоры, приказы, доверенности и другие.

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Общие правила хранения документов

Согласно статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом (в том числе индивидуальным предпринимателем) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Также в соответствии со статьей 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики, к которым относятся и ИП, обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов.

Течение указанного срока (четырех лет) начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Поэтому, в частности, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

ИП, как плательщики страховых взносов, обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации	Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки
Налоговый учет	Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН	Постоянно	5 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)	50/75 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	5 лет, для части этой документации — постоянно	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	5 лет
Кадровый учет	Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Кадровый учет	Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	Постоянно	45 лет
Кадровый учет	Графики отпусков	1 год	3 года

Какие документы необходимо хранить

1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Налоговые декларации, счета-фактуры	4/5 лет	5 лет – для налоговых деклараций; 4 года – для счетов-фактур
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов	5 лет	—
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности	6 лет	—
Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей 50/75 лет	5 лет, а если нет лицевых счетов: 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года; 75 лет, если оформлены до 2003 года
Книги учета доходов и расходов на упрощенке	5 лет	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов

№ 212-ФЗ). Если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора.

Тем не менее, в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости заменить утраченные документы (Письмо Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288), однако порядок действий закон не устанавливает. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении будут трактоваться в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09)

В случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет возможности убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов самостоятельно расчетным путем. Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков.

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):

• трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
• сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
• графики отпусков – 3 года;
• заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
• журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
• списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
• согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.

Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.

Вместе с тем, ИП необходимо хранить:

• не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).

Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.

Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.

Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Поправки к НК РФ: срок хранения документов, новый срок перехода с ЕНВД на УСН и другое

Госдума РФ в третьем чтении утвердила два федеральных закона, которые ужесточают обязанности банков по налоговому контролю, вносят изменения по налогу на прибыль, НДФЛ, УСН и пр.

• Проект Федерального закона № 1025680-7

Документ вступит в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования. А пока у нас есть время изучить нововведения. Рассмотрим самые значимые.

1. Изменился срок хранения документов (пп. 8 п.1 ст. 23 НК РФ): налогоплательщики и налоговые агенты должны будут хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, не четыре года, а пять лет.

В общем случае срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

1. Дополнен перечень случаев, когда вышестоящий налоговый орган может оставить апелляционную жалобу налогоплательщика без рассмотрения (п. 1 ст. 139.3 НК РФ). Например, если суд уже рассматривал спор по аналогичным основаниям, если жалоба не подписана или подписана лицом, не наделенным полномочиями и пр. Напомним, что налогоплательщик вправе обратиться в суд только после обжалования решения в вышестоящем налоговом органе (п. 2 ст. 138 НК РФ).
2. Расширены обязанности банков по мероприятиям в рамках налогового контроля (ст. 86 НК РФ): по проведению встречной проверки, взысканию недоимки, блокировке счетов. По запросу налоговой банки будут обязаны в трехдневный срок предоставить:

• копии паспортов лиц, которые вправе распоряжаться денежными средствами на счетах;
• договор на открытие счета и иные документы, связанные с открытием счета;
• карточки с образцами подписей и иные документы.

Кроме того, принятый Госдумой закон вносит изменения по контролируемым сделкам. Они коснутся условий признания сделок таковыми и порядка заключения соглашения о ценообразовании в целях налогообложения.

Сроки хранения счетов-фактур: важные детали

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Обзор последних изменений в налогообложении 652.4 КБ

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

• Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
• Квартальная – 5 лет.
• Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов ип

В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
• на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

Применяемые санкции по мнению чиновников не обеспечивали ответственное исполнение руководителями юридических лиц и должностными лицами обязанностей по сохранению и использованию архивных документов, поэтому было принято решение об ужесточении ответственности за нарушение правил хранения архивных документов и приняты соответствующие изменения в КоАП статью 13.20.

Теперь несоблюдение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повлечет предупреждение или штраф в следующем размере:

• от 1 000 до 3 000 руб. — для граждан;
• от 3 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц;

Напомним, что индивидуального предпринимателя на основании законодательства могут признать должностным лицом и начислить штраф в размере 5 000 руб.

Источник: Приказ Росархива N 236 от 20.12.2019 г. Вступил в силу с 2020 года. ФЗ от 22.06.2007 N 116-ФЗ.

Еще новости на сайте “Путеводитель индивидуального предпринимателя”!

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации!

1.Вопрос №1:

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Ответ:

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

2.Вопрос №2:

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Ответ:

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 и 17 125-ФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Теперь закреплена обязанность хранить 5 лет справки:

• об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
• о состоянии расчетов с бюджетом.

Кроме того, появилось прямое упоминание расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет (зависит, когда закончено делопроизводство).

Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал – 5 лет. Согласно второй, для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был предусмотрен 5-летний срок, если есть лицевые счета. Но не было понятно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.

Далее в таблице представлены все сроки хранения документов по налогам, действующие с 2020 года.

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним	5 лет (1)	(1) После снятия задолженности
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам	5 лет	–
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	–
Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства Российской Федерации	5 лет	–
Реестры для расчета земельного налога	5 лет	–
Расчеты по страховым взносам:	–
а) годовые;	50/75 лет
б) квартальные	50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов	6 лет (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов	5 лет (1)	(1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц	5 лет (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет
Справка о доходах и суммах налога физического лица	5 лет (1) (2)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	5 лет	–
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	–
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности	6 лет	–
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период	5 лет	–
Счета-фактуры	5 лет	–
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения	5 лет	–
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним	5 лет	–
Журналы, карточки, базы данных учета:	–
а) сумм доходов и налога на доходы работников;	5 лет
б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость	5 лет

По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Похожие записи:

• Порядок списания дебиторской задолженности казенное учреждение 2024 год
• Где поставить штамп о гражданстве в свидетельстве о рождении Москва
• Выкуп муниципального имущества арендатором в 2024 году