Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на приобретение картриджей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В условиях офисной работы принтер является необходимым оборудованием, используемым в работе на ежедневной основе. Без распечатки документации на принтере, как правило, не обходится ни один рабочий день. Если устройство выходит из строя, под угрозой может оказаться работа всего отдела, а то и офиса в целом. Проблему нужно решать незамедлительно.
Форма служебной записки на замену картриджа не утверждена ни Трудовым кодексом Российской Федерации, ни иным нормативным правовым актом, несмотря на популярность данной официальной бумаги в практике. Подобные «служебки» используются практически во всех офисных компаниях, использующих в своей работе принтеры. Именно по причине частого использования организации иногда принимают решение разработать собственный шаблон, использовать его при каждой замене картриджа. Подобное решение не только упростить работу сотрудникам, но сделает документооборот предприятия более единообразным. К сожалению, далеко не каждая фирма разрабатывает и закрепляет бланки.
Если в вашей организации никаких бланков не предусмотрено, а составить записку всё же необходимо, предлагаем воспользоваться стандартным набором для исполнения любого документа: чистый листок бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка. Если имеется возможность написать текст в печатном варианте, лучше отдать предпочтение именно ему.
Служебная записка на замену оборудования – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары. Обычно оформляется с пояснением, почему необходимо заменить оборудование.
В записке необходимо указать:
-
наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
-
данные автора записки – ФИО, должность, подразделение;
-
заголовок (опционально, например, «О замене компьютера»);
-
причину выхода старого компьютера из строя;
-
просьбу о замене компьютера;
-
дату составления записки;
-
подпись.
Правила оформления служебной записки на приобретение оборудования
Оформление служебных записок обычно не регламентируется специальными стандартами, однако для удобства и единообразия их оформления рекомендуется придерживаться следующих правил:
-
Служебная записка должна быть составлена на фирменном бланке организации.
-
В верхней части бланка указываются данные отправителя и получателя (ФИО, должность, подразделение).
-
Текст записки должен быть кратким, ясным и содержательным, без лишних подробностей и эмоций.
-
Под текстом записки ставится подпись отправителя.
Для правильного оформления служебной записки следуйте такому шаблону написания:
-
Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
-
Должность и ФИО составителя записки.
-
Наименование документа.
-
Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
-
Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
-
Дату и подпись работника, составившего документ.
Статья 22 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя обеспечить работника всем необходимым, для того чтобы он мог в полном объеме выполнять свою трудовую функцию. Если работнику требуется для выполнения его работы принтер, он может попросить о нем с помощью служебной записки.
Служебная же записка о замене принтера составляется в случаях, когда принтер уже был предоставлен работнику, но:
- сломался;
- морально устарел;
- поврежден или погиб и т.п.
В зависимости от причины замена принтера может быть осуществлена как в плановом порядке, так и в экстренном. В первом случае расходы на приобретение принтера уже заложены в годовом бюджете организации, и от автора служебной записки просто потребуется указать это в качестве обоснования. Во втором случае также потребуется обоснование, однако здесь окончательное решение останется за руководителем.
Вне зависимости от причины и плановости/экстренности замены приобретение принтера потребует отражения в бухгалтерских документах. Служебная записка в этом случае будет являться первичным документом.
Служебная записка может составляться в свободной форме, поскольку унифицированных форм ее не существует. В организации может иметься своя форма этого документа, составленная с учетом особенностей бухгалтерского документооборота. На нашем сайте имеются образец и бланк служебной записки, которыми также можно воспользоваться в работе.
В записку потребуется внести:
- наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
- данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
- заголовок, например, «О замене принтера в отделе капитального строительства»;
- причину замены;
- принтер, который требуется купить (модель, марка);
- дату составления записки;
- подпись.
Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.
Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.
Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.
Служебная записка на ремонт принтера
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении: Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия.
Руководитель отдела составляет докладную записку с просьбой возложить на работника обязанности по совмещаемой должности.
В Ваших интересах избегать формулировок типа «выполнять поручения непосредственного руководителя» , поскольку как вы понимаете, в данном случае характер поручений, выполнять которые вы обязуетесь, ограничивается только фантазией вашего непосредственного руководителя. Если круг ваших обязанностей четко не определен, отстоять свои права при его фактическом расширении или изменении будет непросто, поскольку сложно будет доказать, что он расширился или изменился. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
… определенными Проектной документацией, включая их приобретение и… образцы подписей лиц, которые будут подписывать выставляемые в. Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5..
записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере). … как написать служебную записку, служебная записка на приобретение,. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела. диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под.
Преимущества применения наряда-заказа в сфере услуг
Как мы уже говорили, наряд-заказ широко используется в сфере оказания услуг, например, в автосервисах. Хотя оформлять этот документ не обязательно, он активно используется: предприятия, выполняющие работы, оказывающие услуги (по ремонту, обслуживанию, установке, доработке и т. п.), используют наряды-заказы для подтверждения своих расходов.
Как правило, в договор между заказчиком и исполнителем включают условие о предоставлении заказчику наряда-заказа в качестве отчетного документа. Договор может предусматривать и форму данного документа.
Наличие заказа-наряда не исключает оформление акта сдачи-приемки как на начальном этапе сделки, так и на финальном.
Акт сдачи-приемки и заказ-наряд выполняют разные функции. В акте отражают факт приемки-передачи имущества от одного лица (клиента) другому (исполнителю) для выполнения работ и обратную передачу от исполнителя клиенту. Особое внимание при этом стоит уделять данным о состоянии передаваемого имущества, чтобы в будущем избежать претензий.
Пошаговое заполнение пунктов служебной записки
Служебная записка – это документальная форма составления письменной информации в предприятии, который составляют для оформления служебных вопросов, таких как приобретение оборудования. Ниже приведен поэтапное заполнение пунктов записки на примере покупки оборудования компании «Народный СоветникЪ».
- Заголовок записки
В заголовке указывается общая информация о записке: название предприятия, дату составления, номер записки и назначение документа.
Пример:
- Предприятие: Народный СоветникЪ
- Дата составления: 01.01.2022
- № записки: 1
- Назначение документа: Заявка на приобретение оборудования
Укажите кому адресована записка, в данном случае — руководителю предприятия.
Пример:
- Адресат: Руководителю предприятия «Народный СоветникЪ»
Пояснительная часть В данном разделе необходимо указать обоснование и цель приобретения оборудования.
Пример:
- Пояснительная часть:
Данное оборудование необходимо для обеспечения более эффективного и качественного производства товаров и услуг компании.
Укажите какими и сколько товаров необходимо приобрести.
Пример:
- Сведения о товарах:
№ Наименование товара Количество 1 Копировальный аппарат 2 2 Принтер 1 Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?
Из чего должна состоять:
- в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
- посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
- внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.
На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
Служебка Обоснования для Приобретения Жалюзи
Как его учесть в бухгалтерском учете? Следует ли включать стоимость этих объектов в налоговую базу по налогу на имущество? Можно ли амортизацию по такому имуществу учесть при расчете налога на прибыль? Вот вопросы, которыми неизбежно задается бухгалтер. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Образец служебной записки на приобретение оборудования Назначение служебной записки в компании Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних — между несколькими компаниями.
Примеры служебных записок на приобретение компьютера Служебная записка на закупку В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров. Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
Основания для составления и цели записок
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Похожие записи: