Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Реализация трудовой книжки сотруднику это реализация или возмещение расходов в бюджетном учете 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме того, если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 разд. 8 Правил, согласно которому работник, приобретая трудовую книжку или вкладыш в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении (в рассматриваемом нами примере — 132 руб., а не 155,76 руб.).
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.
В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).
Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, считаются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС (письма Минфина РФ от 19.05.2023 № 03-03-06/1/30818, от 16.08.2013 № 03-03-05/33508, от 06.08.2009 № 03-07-11/199, от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2023 № ГД-4-3/10833@).
Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми согласно требованиям ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.
Основным документом, отражающим деятельность работника, является книжка. Порядок ведения трудовых, внесений в них изменений и их учет регулируются постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О работников» (далее — постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения книжек работников, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 09.
Предполагается ли, что как документ, подтверждающий деятельность работника в соответствующей организации, должен быть у работника в обязательном порядке и в обязательном порядке вестись работодателем? Ответ . Статьей 31 Трудового кодекса РК (далее — ТК РК) установлен перечень необходимых документов для заключения договора, в т.ч.
Стоимость трудовой книжки 150 руб. в том числе НДС. Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику и взимание платы за нее являются реализацией, при которой происходит передача права собственности на нее (ст.
НДФЛ. Если речь идет о передаче трудовой книжки с последующим возмещением работником затрат на ее приобретение, вопроса об НДФЛ не возникает. Это требование содержится в законодательстве. Однако если при выдаче трудовой книжки или вкладыша работодатель не берет плату, то их стоимость будет являться доходом сотрудника в натуральной форме и облагаться НДФЛ в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. N 03-07-11/367). Однако безвозмездная передача трудовой книжки может быть рассмотрена как подарок (п. 1 ст. 572 ГК РФ) стоимостью менее 4000 руб. Значит, он не облагается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Однако, если расценивать передачу трудовой книжки как подарок, могут возникнуть проблемы. Как считают чиновники в Письмах Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. N 473-19 и от 27 февраля 2010 г. N 406-19, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.
- Приходно-расходная книга для учета бланков. В данном случае имеются в виду пустые трудовые книжки, которые закупаются работодателями и выдаются сотрудникам в случае отсутствия данного документа. Данная книга, как правило, хранится в отделе бухгалтерии.
- Книга учета движения трудовых книжек. В этот документ вносится информация уже об используемых книжках, которые имеются в учреждении. Фактически такая книга может представлять собой обычный журнал или большую толстую тетрадь. Можно купить уже готовый макет журнала, который будет уже разлинован, однако это вовсе не обязательно. При желании ответственное лицо без труда может создать собственный журнал. Главное, чтобы туда регулярно вносилась вся основная информация относительно выдачи книжек на руки сотрудникам.
И, наконец, в заявлении обязательно нужно указать определенный временной период, по истечению которого, сотрудник обязуется вернуть полученный им на руки документ своему работодателю. Здесь следует помнить, что максимальное время нахождения трудовой книжки у сотрудника составляет всего 3 дня. По окончании данного периода, документ, в обязательном порядке, должен быть возвращен на свое постоянное место хранения.
- Принятие одной из сторон решения об увольнении. В большинстве случаев такое решение исходит именно от сотрудников, которые желают прекратить свою трудовую деятельность в конкретной организации по собственному желанию. Однако иногда увольнение может быть основано на одностороннем решении руководства компании либо, например, на достигнутом соглашении сторон.
- Далее уполномоченным лицом составляется официальный приказ, в соответствии с действующей формой данного документа. В него помещается вся важная информация, включая непосредственные причины и основания для увольнения, ссылки на различные статьи ТК РФ и т.д.
- Следующим этапом становится расчет сторон. Это означает, что работодатель будет обязан выплатить сотруднику все положенные ему деньги. К основным видам выплат можно отнести уже отработанную заработанную плату, а также компенсацию за неиспользованные дни законного отпуска, если таковые имеются. В редких случаях может оказаться и так, что определенную сумму должен будет выплатить сам сотрудник, например, если он брал отпуск авансом.
- Выдача трудовой книжки. Данное действие должно быть осуществлено руководителем предприятия в последний день пребывания подчиненного на своем рабочем месте. Предварительно в книжку вносится соответствующая запись об увольнении служащего. В ней также указываются все причины и основания для принятия такого решения. Сам факт выдачи документа на руки сотруднику обязательно должен быть закреплен работодателем в письменной форме. Для этого в специальный журнал учета книжек вносится соответствующая запись.
Сама процедура трудоустройства также подразумевает и еще одно важное действие, которое должно быть осуществлено абсолютно каждым работодателем, а именно – внесение соответствующей записи в трудовой документ. Следует отметить, что в отношении данного процесса устанавливаются достаточно серьезные правила. Запись должна быть внесена максимально аккуратно, без каких-либо ошибок и помарок. После указания всей основной информации, ответственное за внесение записи лицо ставит собственную подпись, а также фирменную печать учреждения.
После получения такого заявления руководитель организации, как правило, направляет данный документ в отдел кадров, так как именно там, чаще всего, и хранятся книжки. Со всех листов снимаются копии, затем подшиваются. На каждом листе ставится подпись ответственного за выдачу лица, а также фирменная печать организации.
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н[2]).
Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель). Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п. 2 – 4 Порядка № 117н).
При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.
Особенности бюджетного учета трудовых книжек
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как того требует п. 44 Правил. Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по рыночной цене.
При формировании записей по данным операциям следует принимать во внимание Письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (в данном Письме приведены примеры хозяйственных операций по отражению в бюджетном учете приобретения и учет трудовых книжек и вкладышей в них), а также Письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 «Бланки строгой отчетности» по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.
Обратите внимание! На все закупки для государственных или муниципальных нужд за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования распространяется действие Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
Бюджетные учреждения и пилотный проект ФСС: КБК, проводки, КОСГУ
Минфин в Письме от 26.12.2023 № 02-05-10/102478 разъяснил особенности применения в 2023 году кодов бюджетной классификации (КБК) в отношении отдельных расходов учреждений, участвующих в пилотном проекте ФСС. Такие затраты впоследствии подлежат возмещению территориальными органами фонда.
Обратите внимание: в Письме Минфина России № 02-05-10/102478 сообщается, что в скором времени для учета указанных доходов будет применяться новая подстатья 139 «Доходы от возмещений затрат Фондом социального страхования Российской Федерации» КОСГУ. Соответствующие поправки планируется внести в Порядок № 209н.
- на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;
- по выплате пособия на погребение;
- на оплату дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
- на приобретение отдельных приборов, устройств, оборудования, обеспечивающих обучение по вопросам безопасного ведения работ, в том числе горных работ, и действиям в случае аварии или инцидента на опасном производственном объекте и (или) дистанционную видео- и аудиофиксацию инструктажей, обучения и иных форм подготовки работников по безопасному проведению работ, а также хранение результатов такой фиксации;
- на санаторно-курортное лечение работников не ранее чем за пять лет до достижения ими возраста, дающего право на назначение пенсии по старости.
Выдача трудовых книжек
В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:
– когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);
– когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).
В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.
Величина платы за бланки определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).
Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).
Кроме того, п. 42 Правил № 225 также предусматривается взимание платы за уже оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши в них.
Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что работодатель не имеет права взимать плату до момента выдачи трудовой книжки на руки.
Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Пунктом 47 Правил № 225 предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев.
Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.
Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).
Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.
Вместе с тем при увольнении (когда выдается трудовая книжка) работнику выплачивается не только заработная плата за отработанные дни, но и различные компенсационные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.). Для таких выплат перечень удержаний законодательно не установлен.
Также стоит отметить, что, если работник написал заявление, в котором просит удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении, работодатель не может его проигнорировать.
Напомним, что п. 42 Правил № 225 предусматривается внесение платы за трудовую книжку в кассу организации.
С учетом вышеизложенного отметим, что оптимальным способом взимания платы за выдачу трудовой книжки является внесение такой платы работником в кассу учреждения. Удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении можно только при наличии письменного заявления от работника.
Как проводится бухгалтерский учет в казенных учреждениях
- Принятие ОС на учет выполняется на основании решения комиссии. Первичным документом является акт передачи.
- Право управления образуется с дня регистрации.
- Оценка собственности проводится на основании стоимости, прописанной в акте.
- Корректировка стоимости выполняется на основании осуществленной модернизацией.
- Дт 1 40120 211 Кт 1 302 11 730. Выплата заработка.
- Дт 1 302 11 830 Кт 1 303 01 730. Удержание НДФЛ.
- Дт 1 302 11 830 Кт 1 304 03 730. Перевод заработка на карту работника.
- Дт 1 304 03 830 Кт 1 304 05 211. Учет выдачи зарплаты.
Учет трудовых книжек в 2022
Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.
- сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
- копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
- копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
- на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.
Бюджетные учреждения и пилотный проект ФСС: КБК, проводки, КОСГУ
Согласно позиции Минфина России, выдача трудовых книжек работникам за плату является реализацией и облагается налогом на добавленную стоимость (письма от 27 ноября 2008г. №03-07-11/367, от 26 сентября 2007г. №07-05-06/242, от 13 июня 2007г. №03-07-11/159).
Хотя следует отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет конкретного ответа на вопрос, возникает ли у работодателя обязанность начислить НДС при выдаче трудовой книжки новому работнику. При этом письма Минфина России носят информационно-разъяснительный характер.
в связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по ндс. налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком ндс. моментом возникновения базы по ндс является день открытия трудовой книжки.
: выплаты на 3 ребенка с 2020 года в ростовской области
автоматизированные системы, предназначенные для формирования бланков, должны иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланками в течение не менее 5 лет. при заполнении бланка и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка п.
Путеводитель по бюджетному учету и налогам. Вопрос: Какими документами оформить и как отразить в учете операции по приобретению и списанию бланков трудовых книжек? Ответ: Операции по поступлению и выбытию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть оформлены первичными документами в соответствии с требованиями Инструкции N н и Приказа Минфина России N 52н.
Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности ф.
Выбытие бланков строгой отчетности при их передаче другим учреждениям производится на основании Акта приема-передачи бланков строгой отчетности.
Учет по забалансовому счету 03 ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи п.
Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Также на практике проведения закупок по нескольким КВР возникают вопросы с правильным отражением кодов, что определяется применением классификации. Для этого случая 34-36 разряды идентификационного кода закупки формируются особым образом: в 34-36 разрядах ставится «0», если эти траты подлежат отражению по нескольким КВР.
Для специалистов это означает, что государственные (муниципальные) расходы и доходы классифицируются по различным признакам: планируемые и незапланированные, текущие и капитальные, по уровню принадлежности соответствующего бюджета, а следовательно, и по применению специальных кодов и т. д.
Возмещение за трудовые книжки 2020 год бюджетное учреждение
- Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.
Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.
Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.
Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.
Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.
В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:
- что изменилось в законодательстве;
- что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
- что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.
Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.
На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.
Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).
Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.
В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.
На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.
Реализация трудовых книжек в бюджетном учреждении проводки 2020
Бюджетный учет – единая государственная упорядоченная система сбора, обработки (регистрации) и обобщения информации о состоянии финансовых и нефинансовых активов РФ и ее субъектов. Термин «бюджетный учет» часто применяется в отношении бюджетных учреждений, но это не совсем верно. Согласно закону бюджетный учет ведут казенные госучреждения, а вот остальные занимаются бухгалтерским учетом. Эти понятия не следует смешивать, так как существует различие в методах работы.
Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов. Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход. Теперь в этот список включены и проверки за соблюдением требований трудового законодательства, проводимые трудинспекцией. С 01.01.2020 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС.
Наниматель может удержать с работника стоимость бланка. В сумму удержания можно включить не только стоимость документа, но и расходы на его приобретение. Это же правило действует и в отношении работника, у которого есть книжка, но в ней закончилось место для записи. В этом случае ему заводят вкладыш.
Статьи 65, 66, 84.1 ТК РФ вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, в течение всего срока действия трудового договора вести трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать ее работнику. Кроме этого, согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, введенной в действие Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению данного лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.
- Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
- С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Приобретение бланков трудовых книжек. Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Согласно положениям ст. 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. На практике по записям в трудовой книжке исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета. Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. п.
Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки
При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Каков порядок приобретения бланков трудовых книжек? Как назначить ответственного сотрудника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек? Каков штраф за нарушения в этой области? Как организовать учет бланков трудовых книжек и вкладышей, а также самих книжек? Каковы сроки их хранения? Если взимаете плату за выдачу трудовых книжек, операцию отразите на счете 73. Если удерживаете плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, счет 70. По мнению контролирующих органов, выдача трудовых книжек признается реализацией, поэтому надо начислить НДС.
К сведению: для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод (п. 36 СГС «Концептуальные основы»).
Другими словами, если стоимость товаров увеличивается, то стоимость наценки должна убывать, то есть должен использоваться код 440 – уменьшение стоимости товаров. Кроме того, операции по увеличению стоимости товаров за счет наценки отражаются в соответствии с Инструкцией N 162н исключительно по кредиту.
Наниматель может удержать с работника стоимость бланка. В сумму удержания можно включить не только стоимость документа, но и расходы на его приобретение. Это же правило действует и в отношении работника, у которого есть книжка, но в ней закончилось место для записи. В этом случае ему заводят вкладыш.
Так, выходной день с субботы 4 января перенесен на понедельник 4 мая, а с воскресенья 5 января на вторник 5 мая.
Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам книжки на бланках установленной формы. Формы трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Правительства РФ «О книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее – Правила).
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).
Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель).
Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п.
2 – 4 Порядка № 117н).
Обратите внимание:
Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее имеют соответствующую степень защиты (п. 2 Порядка № 117н).
Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Порядка № 117н).
К сведению:
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил № 225).
В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н[1] бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.
В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:
- когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);
- когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).
В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.
По поводу налогообложения операций по выдаче трудовых книжек существует несколько мнений.
С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66).
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ). Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ передача организацией права собственности на бланк трудовой книжки или вкладыша к ней работнику на возмездной основе, в том числе в случае их приобретения организацией без НДС, признается реализацией товара и, соответственно, подлежит обложению НДС.
Таким образом, если расценивать выдачу трудовой книжки и вкладыша в нее новому сотруднику как их реализацию, то при отражении операций по выдаче следует принимать во внимание письма Федерального казначейства от 13.12.2005 № 42-7.1.-01/2.2-371 и от 30.12.2005 № 42-7.1.-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств. Заметим, что варианты отражения операций по реализации государственного имущества, предложенные письмами № 42-7.1-01/2.2-371 и № 42-7.1-01/2.2-404, отличаются друг от друга.
С целью разъяснения порядка выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства опубликовали письмо от 18.05.2005 № 42-2.2-06/63 (далее – Письмо № 42-2.2-06/63), в котором предложили бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу бланков строгой отчетности.
Университет в январе 2008 года по счету (в организации) приобрел трудовые книжки в количестве 100 шт. на сумму 17 700 руб. Цена каждой из них составляет 177 руб. за штуку. В этом же месяце в университет принят новый работник, который ранее нигде не работал и трудовой книжки не имел.
Одновременно на сумму поступивших бланков трудовых книжек (вкладышей в них) увеличивается забалансовый счет 03. Аналитический учет по указанному счету ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, с указанием даты получения бланков трудовых книжек (вкладышей в них), условной цены, количества (п. 338 Инструкции N 157н, разд. 3 приложения 5 к Приказу N 173н).
Обоснование. Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
В целях учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывается бухгалтерским службам вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом необходимо знать, что для ведения бюджетного учета применяются формы документов, утвержденные Приказом N 173н*(3), поэтому бухгалтерия казенного учреждения должна вести учет рассматриваемых документов в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
*(3) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
При таком способе учетной единицей является не один бланк с указанием в учетных регистрах серии и номера (например, удостоверение «Ветеран труда» серия АС № 333222), а пачка бланков с указанием серии, начального и конечного номеров (например, билеты в музей серия ЯЯ № 111100–111199).
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
Обязаны ли учреждения обеспечивать работников трудовыми книжками? В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете бланков трудовых книжек, а также операций по их выдаче? Облагается ли плата за выданные бланки НДС и налогом на прибыль?
Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.
2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03-07-11/367).
В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).