Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет услуг мобильной связи для целей налогообложения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).
Особенности и проблемы налогового учета
О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.
Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).
Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:
- Должностные инструкции, отражающие необходимость использования мобильного телефона на службе.
- Приказ со списком лиц, имеющих такое право.
- Договор с сотовым оператором.
- Детализированные счета оператора связи, приказ на установление лимитов и др. документы, в зависимости от способа контроля характера затрат.
- Целесообразно прописать использование сотовой связи в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.
Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.
Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:
- необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
- пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
- документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
- сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.
Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:
- если ЛНА установлен лимит переговоров, сверхлимитное включение сумм в затраты незаконно;
- невзысканная сумма сверхлимитных переговоров является доходом гражданина, с нее нужно удержать НДФЛ либо надо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания;
- возвращенная сумма сверхлимитных затрат связи является доходом фирмы, по ней нужно восстановить НДС, отнесенный на вычет; НДС списывается за счет средств фирмы (Дт 91 Кт 19 или 68 – если уже предъявлен к вычету).
При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.
Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.
Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).
Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.
По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.
Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).
Проблемы налогового учета расходов на связь
Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, — подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Несмотря на простоту применяемых формулировок, споры по вопросу правомерности признания расходов на оплату услуг связи между налоговыми органами и налогоплательщиками не утихают. Налоговые органы в ходе проводимых выездных налоговых проверок предъявляют ряд требований к порядку учета понесенных расходов на связь, в том числе сотовую связь, для целей налогообложения. К категории «стандартных» могут быть отнесены следующие требования:
- расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
- расходы на сотовую связь, а нередко и их размер, должны быть экономически обоснованы;
- понесенные расходы должны быть документально подтверждены.
В ряде случаев специалисты налоговых органов разъясняют, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи организации следует иметь следующие документы:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг, акты, подтверждающие факты оказания услуг;
- детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе даты и времени переговоров, тарификации услуги.
Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.
Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).
Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.
Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.
Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.
Предупреди руководителя
Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.
Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. С этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.
Утверждаю
Генеральный директор
——— Иванов И.И.
Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»
1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.
2. SIM-карты являются собственностью Общества.
3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).
5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение N 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.
6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.
7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.
8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.
Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорам (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).
Документальное подтверждение расходов
Одной из причин возникновения конфликтов между налоговыми органами и налогоплательщиками является то, что действующим налоговым законодательством не определен точный перечень документов, на основании которых можно признавать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли.
По мнению официальных (налоговых и финансовых) органов в минимально необходимый комплект документов входят:
договор с оператором мобильной связи на оказание услуг связи;
перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь для исполнения ими своих служебных обязанностей;
детализированные счета оператора связи.
Наличие первых двух документов никаких возражений у налогоплательщиков не вызывает, а вот по поводу детализированных счетов возникают споры.
Особенности и проблемы налогового учета
Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).
О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.
Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).
Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:
- Должностные инструкции, отражающие необходимость использования мобильного телефона на службе.
- Приказ со списком лиц, имеющих такое право.
- Договор с сотовым оператором.
- Детализированные счета оператора связи, приказ на установление лимитов и др. документы, в зависимости от способа контроля характера затрат.
- Целесообразно прописать использование сотовой связи в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.
Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.
Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:
- необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
- пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
- документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
- сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.
Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:
- если ЛНА установлен лимит переговоров, сверхлимитное включение сумм в затраты незаконно;
- невзысканная сумма сверхлимитных переговоров является доходом гражданина, с нее нужно удержать НДФЛ либо надо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания;
- возвращенная сумма сверхлимитных затрат связи является доходом фирмы, по ней нужно восстановить НДС, отнесенный на вычет; НДС списывается за счет средств фирмы (Дт 91 Кт 19 или 68 – если уже предъявлен к вычету).
При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Несмотря на то, что Минфин России давно высказал свою позицию о порядке документального оформления и особенностях налогообложения расходов на мобильную связь, вопросы и разные точки зрения на этот счет все же остались. // Д.А. Сидоркин. «Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке» № 5/2008
// Д.А. Сидоркин, главный редактор
Налоговое законодательство позволяет без ограничений списывать услуги мобильной связи на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций. Это привело к росту затрат по данной статье расходов у налогоплательщиков и, как следствие, к повышению внимания налоговых органов к налогообложению этих расходов. Несмотря на то, что Минфин России давно высказал свою позицию о порядке документального оформления и особенностях налогообложения расходов на мобильную связь, вопросы и разные точки зрения на этот счет все же остались.
На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи и оплаты расходов на нее.
Налогоплательщиками применяются различные способы организации корпоративной мобильной связи:
— сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами;
— сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты), используются личные телефоны;
— сотрудникам выдаются служебные телефоны, используются личные телефонные номера (sim-карты);
— сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера (sim-карты).
Налогоплательщиками применяются различные способы оплаты расходов на мобильную связь:
— банк оплачивает расходы на мобильную связь сотрудников;
— банк компенсирует расходы сотрудников, осуществленные со своих личных телефонов и/или номеров.
Налогоплательщиками применяются различные способы контроля над уровнем расходов:
— установление лимитов расходов на мобильную связь для каждого должностного лица внутренними распорядительными документами;
— выбор тарифов с предоплаченным количеством минут разговоров.
Каждый из этих способов имеет свои особенности документального оформления и налогообложения.
Начнем с общего документального оформления для всех способов. Именно по этому вопросу часто возникают споры с налоговыми органами.
Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на услуги связи, носящие производственный характер, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
Документальное подтверждение расходов обычно не вызывает вопросов у налогоплательщиков, поскольку налоговые органы давно научили их соблюдать установленные формы первичных учетных документов. Операторы мобильной связи не являются исключением. Они предоставляют все основные документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.
Что же касается соблюдения условия об экономической оправданности расходов, то здесь возникают разногласия. Причем разногласия существуют не только между налоговыми органами и налогоплательщиками, но и между самими налогоплательщиками, которые по-разному подходят к этой проблеме. Несомненно одно — экономическую оправданность также необходимо подтверждать документально.
Попробуем разобраться в том, как можно в принципе подтвердить экономическую оправданность расходов на мобильную связь, а также рассмотрим сложившуюся практику.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ экономически оправданными расходами признаются затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть затраты, непосредственно связанные с производственным процессом или процессом оказания услуг, а также управлением организацией и обеспечением ее жизнедеятельности.
На практике экономическая оправданность расходов на мобильную связь подтверждается следующими документами:
— издаются приказы, закрепляющие мобильные телефоны или телефонные номера (sim-карты) за конкретными сотрудниками;
— разрабатываются внутренние положения, регулирующие порядок пользования мобильной связью;
— запрашиваются детализированные счета у операторов связи;
— устанавливаются лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников;
— берутся отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Существуют разные комбинации запросов этих документов, иногда включающие сразу все перечисленные документы.
По мнению Минфина России (например, Письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275), для признания затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения налогоплательщикам необходимо иметь следующие документы:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи.
Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной инструкции обязанностями.
Использование мобильной связи в служебных целях позволяет проверить только детализированный счет, который (единственный) может служить при необходимости источником для проверки осуществляемых сотрудниками переговоров.
На практике Минфин России и налоговые органы настаивают на получении организацией детализированного счета для признания расходов на оплату услуг сотовой связи при исчислении налога на прибыль как единственного и основного документа, подтверждающего факт переговоров сотрудника в служебных целях.
Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно. Существуют судебные решения, поддерживающие позицию Минфина России и налоговых органов в требовании о предоставлении детализированных счетов оператора мобильной связи для подтверждения производственной направленности разговоров (например, постановления ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/5441-07, ФАС Дальневосточного округа от 22.12.2004 № Ф03-А24/04-2/3425, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2, ФАС Центрального округа от 31.07.2002 № А54-4371/01-С4).
В то же время существуют судебные решения, которые исходят из того, что поскольку налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи, то в качестве подтверждения производственного характера расходов могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и иные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.). Такая позиция содержится в постановлениях ФАС Московского округа от 11.12.2007 № КА-А40/12690-07 по делу № А40-59/07-33-1, от 11.09.2007, 12.09.2007 № КА-А40/9219-07 по делу № А40-74416/ 07-20-409, ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 по делу № А05-3408/2007, от 03.09.2007 по делу № А05-12981/2006-10.
Решения судов, принимающих сторону налогоплательщиков, базируются на документальном подтверждении расходов, при этом не учитывается экономическая оправданность расходов. Данная позиция представляется спорной, поскольку сам факт необходимости использования мобильной связи для выполнения служебных обязанностей не является гарантией того, что сотрудник не будет использовать служебный телефон и в личных целях. А контроль над этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.
Так, стоимость услуг напрямую зависит от времени разговора, предоставляемого оператором. Сотрудники любой организации или банка могут использовать телефоны в личных целях, при этом доля личных разговоров может быть весьма существенной. Расходы в этой доле не могут быть отнесены на затраты, принимаемые для целей исчисления налога на прибыль.
С учетом того, что в настоящее время получение детализированного счета от оператора мобильной связи не является проблемой, представляется целесообразным всегда иметь в бухгалтерии такие счета. Кроме устранения налоговых рисков это позволит руководству банка постоянно контролировать расходы на связь. Исключение здесь, пожалуй, составляют случаи, когда в банке преднамеренно оплачиваются расходы сотрудников на мобильную связь независимо от того, в каких интересах (служебных или личных) ею пользуются. В этом случае, конечно, наличие детализации счета для налогоплательщика крайне нежелательно. Этот вариант мы рассматривать не будем.
Другим аргументом, который налогоплательщики приводят для оправдания отсутствия детализации счета, является «секретность» переговоров. Данное утверждение также крайне сомнительно и совсем не убедительно для налоговых органов. Проблему секретности всегда можно решить отдельной детализацией счета на телефонные номера высшего руководства, а также обособленным его хранением.
Внутренней распорядительной документацией банка могут быть установлены лимиты расходов на телефонные переговоры. Многие банки считают, что вместо детализации счета оператора достаточно установления лимита расходов сотрудников на переговоры. Это ошибочное мнение. Кроме того, на практике бухгалтеры часто путают лимиты расходов на связь и размеры компенсации за использование телефонов в служебных целях.
Лимиты устанавливаются для ограничения расходов на связь. Такие ограничения используются, когда телефонные номера (sim-карты) принадлежат банку и используется либо кредитная система оплаты услуг оператора, при которой банк оплачивает услуги по факту, либо система оплаты, при которой сотрудники самостоятельно пополняют лицевые счета и отчитываются в произведенных расходах перед бухгалтерией. Также подобные ограничения применяются при иных корпоративных тарифах, когда размер расходов на связь зависит от количества разговоров сотрудников.
Размер компенсации применяется для упорядочения расчетов с сотрудниками за использование ими личных телефонов в служебных целях. Устанавливается размер компенсации приказом руководителя. Наличие утвержденного размера компенсации также требуется для исключения налоговых рисков в части уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого социального налога (далее — ЕСН) с сумм компенсации. Так, по мнению Минфина России, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).
Таким образом, в случае если сотрудники используют собственные мобильные телефоны в служебных целях, наличие утвержденного руководителем размера компенсации является обязательным для соблюдения требований налогового законодательства. Наличие лимитов расходов на мобильную связь обязательным не является. При этом лимит не подтверждает цели расходов, а лишь ограничивает их размер. Поэтому наличие утвержденных лимитов расходов в банке не является подтверждением экономической обоснованности фактически осуществленных расходов. Эта распорядительная документация носит исключительно управленческий характер, преследующий цель ограничения расходов банка.
Так, если затраты на связь в банке однозначно связаны с необходимостью управления или оказания услуг, но превысили установленные лимиты, это не мешает бухгалтерии в полном объеме включить их в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом сотруднику могут урезать лимит расходов в следующем налоговом периоде или применить иные меры воздействия за несоблюдение регламента банка.
При этом, по мнению Минфина России, высказанному в ранее упомянутом Письме от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275, если превышение установленного лимита подлежит возмещению банку сотрудником за счет собственных средств, то это возмещение учитывается для целей налогообложения в составе доходов от реализации, а само превышение в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником. То есть наличие лимитов расходов на каждого сотрудника при оплате телефонных разговоров не является основанием признания этих расходов обоснованными.
Таким образом, наличие детализированной выписки по лицевым счетам сотрудников исключит вопросы об экономической обоснованности расходов на связь и позволит контролировать при необходимости разговоры сотрудников. Наличие же лимитов расходов на связь необходимо исключительно для управления расходами банка. В вопросе документального оформления расходов на мобильную связь банк должен решить для себя самостоятельно, стоят ли налоговые риски и судебные тяжбы одного дополнительного документа.
Теперь разберем особенности организации корпоративной мобильной связи на практике, а также рассмотрим документальное оформление и налогообложение каждого варианта.
1. Документальное оформление и налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи
Первый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами. Это cамый безопасный способ организации с позиции налоговых рисков. Имущество находится в собственности банка. Компенсационные выплаты в пользу сотрудников отсутствуют. Оплата может быть как по факту (кредитная система), так и авансовая. Расходы на связь может также оплачивать сам сотрудник. В этом случае банк возмещает расходы сотруднику.
Документальное оформление первого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и sim-карты;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.
2. Документальное оформление и налогообложение второго варианта организации корпоративной мобильной связи
Второй вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами или только служебные телефонные номера (sim-карты). Сотруднику установлен лимит расходов на мобильную связь. Сотрудник компенсирует расходы на связь сверх лимита за счет собственных средств. Оплата может быть как по факту (кредитная система), так и авансовая.
Расходы на связь может также оплачивать сам сотрудник. В этом случае банк возмещает расходы сотруднику в пределах лимита.
Документальное оформление второго варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— приказ на установление лимитов расходов на мобильную связь;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и/или sim-карты;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение второго варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ. Возмещение учитывается в составе доходов от реализации. Превышение лимита учитывается в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником.
Если сотрудник сам оплачивает расходы, то возмещение этих расходов в пределах лимита учитывается в составе прочих расходов. Возмещение расходов сотрудника не облагается НДФЛ и ЕСН, так как в данном случае банк осуществляет расчеты с оператором через сотрудника. Расчеты с сотрудником осуществляются как с подотчетным лицом.
3. Документальное оформление и налогообложение третьего варианта организации корпоративной мобильной связи
Третий вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты). Сотрудники пользуются личными телефонами. Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не выплачивается. Существуют налоговые риски признания пользования чужим имуществом безвозмездным. Данная позиция Минфина России изложена, например, в его Письме от 04.02.2008 № 03-03-06/1/77. Также на практике существуют случаи, когда отсутствие телефонов на балансе организации трактуется налоговыми органами как отсутствие экономической обоснованности расходов на мобильную связь. Данная позиция налоговых органов более чем спорная. Арбитражная практика в таких ситуациях складывается в пользу налогоплательщиков (например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2006 № Ф03-А24/06-2/56 и ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № А38-4091-12/222-2005).
Документальное оформление третьего варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефонного номера (sim-карты);
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение третьего варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ. Для исключения налоговых рисков в состав внереализационных доходов включается доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества. Если цена вопроса велика и банк готов отстаивать свою позицию в суде, то необходимо экономически обосновать эту позицию во внутренней распорядительной документации, а доход в виде права безвозмездного пользования имуществом не учитывать, при этом налоговые риски существенно возрастают.
4. Документальное оформление и налогообложение четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи
Четвертый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты). Сотрудники пользуются личными телефонами. Выплачивается компенсация или арендная плата за использование личного имущества в служебных целях.
Документальное оформление четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;
— приказ об установлении размера компенсации за пользование личными мобильными телефонами в служебных целях;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником sim-карты;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43). Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.
В случае заключения с сотрудником договора аренды телефона суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Согласно абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ договоры, связанные с передачей в пользование имущества, не облагаются ЕСН.
5. Документальное оформление и налогообложение пятого варианта организации корпоративной мобильной связи
Пятый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны. Сотрудники используют собственные телефонные номера (sim-карты). В данном случае использования личного имущества не возникает. Выплачивается компенсация расходов на переговоры в служебных целях.
Документальное оформление пятого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— соглашение о компенсации расходов на переговоры в служебных целях;
— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона;
— приказ об установлении размера компенсации за пользование личными телефонными номерами в служебных целях;
— копию договора сотрудника с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на переговоры в служебных целях.
Налогообложение пятого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Компенсация расходов на служебные переговоры относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).
6. Документальное оформление и налогообложение шестого варианта организации корпоративной мобильной связи
Шестой вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера. Выплачивается компенсация или арендная плата за использование личного имущества в служебных целях, а также компенсируются расходы на переговоры в служебных целях.
Документальное оформление шестого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Налогообложение шестого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).
В случае заключения с сотрудником договора аренды телефона суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Согласно абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН договоры, связанные с передачей в пользование имущества.
Выводы
Проанализировав требования законодательства и обобщив сложившуюся практику, независимо от выбранного банком способа организации корпоративной связи, для устранения налоговых рисков в бухгалтерии банка целесообразно иметь следующие документы:
— договор с оператором связи;
— акты оказания услуг связи;
— приказы о закреплении телефонов и/или телефонных номеров (sim-карт) за конкретными сотрудниками для исполнения ими своих должностных обязанностей;
— детализированные счета оператора связи;
— отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры (в случае если таковые имелись).
Если используются личные телефоны сотрудников, то для устранения налоговых рисков необходимы договор аренды или соглашение о выплате компенсации за использование имущества сотрудника в служебных целях. Для выплаты компенсации за использование личных телефонов в служебных целях необходим приказ о размере компенсационных выплат. В этом случае в пределах этого размера они не будут облагаться НДФЛ и ЕСН. В случае договора аренды личного имущества суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Для эффективного управления расходами банка на мобильную связь можно утвердить лимиты расходов для каждой категории сотрудников, но их задача — только оптимизация расходов банка.
Д.А. Сидоркин, ЗАО «Аудиторская компания «Арт-Аудит»», руководитель Департамента консалтинга
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.
Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.
Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет
Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.
Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.
Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.
Как оформить возмещение расходов сотрудников на мобильную связь
Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:
- Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
- Подписывается договор с сотовым оператором.
- Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
- Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.
Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.