Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Создание инвентаризационной комиссии
Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.
Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.
Кто входит в инвентаризационную комиссию
Согласно законодательству включать в число проверяющих можно абсолютно любых работников, кроме тех, что непосредственно несут материальную ответственность за ценности. Если в числе будут МОЛ, то процедуру можно признать недействительной из-за наличия нарушений. В случае разбирательств судебная практика аннулирует мероприятие и придется проводить его повторно, устранив все недочеты.
Инициирующая сторона, собственно, сам директор предприятия не должен входить в состав. Если, кроме него, никого не значится в штате, привлекаются сторонние аудиторы, предоставляющие услуги аутсорсинга.
На должность председателя обычно назначаются бухгалтера, экономисты, работники администрации. А среди других членов — любые сотрудники.
Проведение годовой инвентаризации в учреждении
После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:
- наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
- название подразделения, где проводилась инвентаризация;
- наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
- список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- описание результатов проверки;
- перечень выступавших на заседании;
- принятое решение;
- заключение комиссии;
- выявленные нарушения (если они есть);
- виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
- подписи председателя и всех членов комиссии;
- приложения.
В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:
- акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
- список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
- перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
- объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.
Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:
- по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
- по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукцией;
- иные предложения касательно работы с подвергшимися проверке ценностями.
Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.
На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.
В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:
- наименование организации и ее организационно-правовая форма;
- реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
- дата и номер приказа;
- преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризационной проверки (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
- приказная часть.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:
-
Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
-
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Оформление результатов инвентаризации (документальное).
Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя
Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.
Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по расчетам с подотчетниками
Это еще один участок, который следует проверять, чтобы максимально оптимизировать экономическую деятельность предприятия. Необходимость обусловлена контролем целевого использования средств компании. В ходе процедуры выявляются подотчетные средства, выделенные для работы, а также наличие или отсутствие отчетов за их использование в указанные сроки.
Объектом проверки в этом случае будут:
- наличие или отсутствие кассовых чеков, если средства выдавались на приобретение материальных ценностей;
- командировочные листы, приказы и удостоверения, авансовый отчет;
- сверка данных с имеющейся бухгалтерской отчетностью.
Оформляется аналогично созданию рабочих комиссий по участкам учета. Однако в соответствующей графе будут указываться не объекты, а лица, которых необходимо проконтролировать на целевое использование авансовых средств. Проверяющие могут назначаться для проверки группы таких работников или для каждого в отдельности на усмотрение руководства. Соответственно меняется нормативная база, на основании которой будет проводиться инвентаризация.
В остальном оформление бумаг остается аналогичным.
Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
В чем заключается процедура передачи дел?
Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).
Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.
Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:
- учредительные и регистрационные документы организации;
- первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
- договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
- лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
- другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:
-
Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
-
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Оформление результатов инвентаризации (документальное).
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по участкам учета
На крупных предприятиях существует необходимость формирования нескольких групп инвентаризаторов. Нужно учитывать, что материально ответственные лица в конкретной области учета не могут быть проверяющими, но должны присутствовать при проведении инвентаризации. В таком случае требуется заменять одного или нескольких сотрудников на тех, что не заинтересованы в результатах.
Например, проверка производственного участка проводится административными рабочими, чтобы служащие цеха не были включены, и наоборот.
Сама процедура не сильно отличается от обычного создания приказа, единственное исключение составляет то, что надо четко разграничить зоны, а также в соответствии с каждым назначить проверяющих. Это можно сделать в формате таблицы или просто расписаться отдельными пунктами. Четкого установленного образца нет, разработка документа полностью ложиться на руководителей фирмы.
Обязательные данные:
- название и форма хозяйственной деятельности;
- номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок активности комиссии (на постоянной основе или для полной проверки);
- список работников, включенных в состав по каждой отдельной зоне ответственности (материальные ценности, нематериальные активы, расчеты с покупателями и др.);
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа;
- Ф. И. О и подпись инициатора.
Каждый из участников должен до начала проведения работ ознакомиться с документом и поставить подпись. Если кто-то из членов не может до старта явиться для выполнения возложенных на него обязательств, то следует издать дополнительное распоряжение о его замене.
Проведение инвентаризации при смене руководства
Обобщенные требования к инвентаризации Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:
▪ реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
▪ состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
▪ полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.
Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации.
Глава организации — лицо, которое несет полную материальную ответственность, оттого при его замене предусматривается прохождение инвентаризации. Организация здесь — действующее согласно российским законам юрлицо (за исключением банков). Рассмотрим в статье, как проходит инвентаризация при смене руководителя организации, какие документы нужно составлять, в какие сроки.
Методическими указаниями по части инвентаризации устанавливается ревизия основных средств раз в 3 года, фондов библиотек — единожды за 5 лет.
Для справки. Согласно ГК РФ различают следующие сроки исковой давности: — общий, равный трем годам (ст.Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.
Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).
Инвентаризация активов при смене руководителя
А что касается наиболее распространенных организаций (обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ), то они сами являются собственниками своего имущества, поэтому понятие «собственник имущества организации» к ним не применимо. Учредители таких обществ обладают обязательственными правами (то есть правами требования) по отношению к их своим организациям.
Для этого с целью передачи дел от бывшего руководителя его правопреемнику собственник имущества (учредитель) может создать комиссию, в обязанности которой будет входить выполнение всех мероприятий, требующих длительного времени.
Статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) регламентировано, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, устанавливаются экономическим субъектом.
ТК РФ). Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника.
Другим вариантом, по мнению автора, может стать привлечение учредителем независимой аудиторской компании, которая проведет проверку в организации и представит свое заключение учредителю и новому руководителю.
Подача документов в налоговую инспекцию осуществляется руководителем или доверенным лицом (доверенность нотариальная).
Оцените качество статьи. Инфо А что касается наиболее распространенных организаций (обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ), то они сами являются собственниками своего имущества, поэтому понятие «собственник имущества организации» к ним не применимо. Учредители таких обществ обладают обязательственными правами (то есть правами требования) по отношению к их своим организациям.
Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам. Инвентаризационная комиссия Инвентаризация при смене руководителя проводится инвентаризационной комиссией. Подобный орган должен быть на каждом предприятии.
Ее состав утверждается в начале каждого года руководством компании специальным приказом, распоряжением, постановлением (рекомендована форма № ИНВ-22).
В действительности подобное распоряжение является заданием по осуществлению контроля над сохранением средств и имущества.
В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Отступление от его норм может стать нарушением порядка и, соответственно, являться основанием приостановки или недействительности всего процесса.
Актуален на 23.05.2016 Вопрос:
▪ Нужно ли проводить инвентаризацию активов и обязательств предприятия при смене руководителя этой организации в соответствии с действующим законодательством.
Причины проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:
- Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
- Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
- Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
- Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
- Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.
Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.