Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Как принять на работу сотрудника с ЭТК
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому при переходе сотрудника на ЭТК трудоустройство будет аналогично приёму с бумажным документом. Работодатель должен получить минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, а также сдачи отчётности с учётом перехода сотрудника к новой форме трудовой книжки.
Кроме сведений о стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
- Код ФИАС (Федеральной информационной адресной системы) — необходимо указать код адреса места жительства и места работы сотрудника.
- Дата приема на работу — указывается дата, когда сотрудник был принят на работу. Если дата приема не известна, рекомендуется указать примерный месяц и год.
- Должность — указывается должность, на которой сотрудник работает или работал.
- Период работы — указывается период, в течение которого сотрудник работал на данной должности. Необходимо указывать дату начала и дату окончания работы на данной должности. Если сотрудник все еще работает на данной должности, вместо даты окончания работы указывается фраза «по настоящее время».
- Основание для увольнения — если сотрудник был уволен с данной должности, необходимо указать основание увольнения (например, сокращение штата, истечение срока контракта и т.д.).
- Подпись сотрудника — сотрудник должен поставить свою подпись в соответствующем поле трудовой книжки.
- Подпись работодателя — работодатель также должен поставить свою подпись в соответствующем поле.
Обращение в трудовую инспекцию
Для того чтобы обратиться в трудовую инспекцию, вам необходимо:
- Собрать необходимые документы. Перед обращением в трудовую инспекцию важно собрать все документы, подтверждающие факты нарушения: копии приказов, трудового договора, расчетных листов и т.д.
- Составить заявление. В заявлении необходимо указать свое ФИО, место работы и описание ситуации, в которой нарушаются ваши права.
- Обратиться в трудовую инспекцию. Заявление можно подать лично в трудовую инспекцию или отправить почтовым или электронным письмом. В случае отправки заявления по почте, рекомендуется отправлять с уведомлением о доставке.
После получения заявления, трудовая инспекция проведет проверку и, в случае подтверждения фактов нарушения прав работника, примет меры в соответствии с трудовым законодательством. Важно помнить, что обращение в трудовую инспекцию является одним из способов защиты своих трудовых прав, и в случае возникновения проблем на работе, необходимо обратиться за помощью и консультацией к специалистам.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.
В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.
При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.
- В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
- В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
- При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.
Особенности заполнения трудовых книжек при работе за рубежом
В связи с переходом к новым правилам ведения трудовых книжек в 2024 году, особое внимание уделяется правильному заполнению при работе за рубежом.
При работе в другой стране на правах совместительства или временной работы, сотрудник должен иметь подтверждение приема на работу и сроки действия контракта. Эти записи должны быть внесены в трудовую книжку в порядке, установленном для бланков. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), эту информацию необходимо внести в соответствующие поля.
В случае перевода в другую компанию, необходимо оформить правильные записи об увольнении и переводе. Обязательно при этом указать дату увольнения и наименование предыдущей компании.
Существует возможность внесения исправлений в трудовую книжку в случае ошибок при заполнении. Исправления должны быть эстетически согласованны с текстом на странице и заверены руководством компании.
При получении копии или дубликата, необходимо убедиться, что все записи корректно внесены в новые правила заполнения. После выдачи и получения трудовой книжки необходимо ее обязательно прописать в месте постоянной регистрации.
Обращаем внимание, что правильное заполнение титульного листа является основным моментом для актуальности документа по настоящему времени. Заполнять его необходимо с указанием фамилии, имени и отчества. При смене фамилии необходимо внести соответствующие изменения.
Описание всех правил и порядка заполнения трудовой книжки при работе за рубежом актуальны. Это связано с тем, что текущие правила заполнения являются стандартом в РФ.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Как правильно работать с трудовой книжкой
Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.
Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.
При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.
За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.
В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.
Советы для успешного внешнего совместительства
Для того, чтобы внешнее совместительство было эффективным и успешным, нужно учитывать следующие рекомендации:
-
Планирование: Важно хорошо спланировать свое время и ресурсы, чтобы успевать выполнять все обязанности по разным проектам.
-
Прозрачность: Работнику необходимо сообщить своим работодателям о внешнем совместительстве для избежания конфликтов интересов и недоразумений.
-
Оценка рисков: Важно быть готовым к рискам, связанным с обнаружением внешнего совместительства, и принять все меры для предотвращения возможных последствий.
-
Отдых и баланс: Необходимо уметь правильно распределять время между работой и отдыхом, чтобы избежать перегрузки и сохранить свою работоспособность.
Внешнее совместительство может быть полезным для тех, кто стремится получить дополнительный доход, разнообразить свой опыт и управлять своей карьерой. Однако, перед принятием решения о внешнем совместительстве, необходимо тщательно оценить риски и преимущества этого вида занятости.
Санкции за неправильное внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек
Для правильного ведения книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать определенные правила. В случае неправильного внесения изменений в книгу, могут быть применены санкции, которые можно разделить на основные и дополнительные.
Основные санкции предусматривают штрафы в размере определенной денежной суммы. Величина штрафа может зависеть от характера нарушения и повторности совершения. Также могут применяться административные наказания, такие как лишение учета, приостановление деятельности или отзыв разрешения на ведение учета трудовых книжек.
Дополнительные санкции могут быть назначены в случае повторных нарушений или при совершении особо тяжких нарушений. К ним относятся административное и уголовное преследование, возмещение причиненного ущерба, лишение свободы и т.д. В зависимости от характера нарушения и его последствий, дополнительные санкции могут быть назначены как индивидуально, так и в комбинации с основными.
Правила и требования для заверения копии в 2024 году
Совместительству по работе обязанностью сотрудника увольняться власть Исправлять в книжке изменения, ошибках в записи. Заверять копию трудовой книжки можно при выдаче дубликатов на основании порядка, прописанного в ТК РФ.
Для корректного заполнения и заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо соблюдать следующие правила и требования:
| Порядок | Что вносить или исправлять |
|---|---|
| При приеме на работу | Запись о приеме на работу, образовании, трудовой функции, фамилии, изменении фамилии при переводе, о работе по совместительству. |
| При увольнении | Запись о увольнении, смертью сотрудника, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При изменении сведений | Записи об изменении фамилии, образовании, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При смене места работы | Запись о переводе со старого места работы на новое, фамилии, образовании, изменении трудовой функции. |
| При ошибке в записи | Исправление записи с помощью корректного вноса исправлений на лицевом листе или титульного листа трудовой книжки. |
Для заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо обратиться в уполномоченные органы, где производится проверка документов и их дубликат. Это может быть региональный центр занятости, кадровое агентство и другие организации, уполномоченные на выдачу дубликатов трудовых книжек.
Повышение прозрачности и доверия к трудовым документам
В 2024 году в трудовой книжке будут внесены изменения, направленные на повышение прозрачности и доверия к трудовым документам. Это поможет установить четкие правила и условия трудового контракта между работником и работодателем, а также предотвратить возможные злоупотребления и нарушения прав работников.
Одно из основных изменений — добавление электронного подтверждения трудовых документов. Теперь сведения о трудовой деятельности будут содержаться не только в бумажной форме в трудовой книжке, но и в электронном виде. Это предоставит возможность легко и быстро проверить данные о предыдущих местах работы работника и подтвердить их достоверность. Кроме того, электронные копии трудовых документов могут быть важным доказательством при разрешении споров и конфликтов между работником и работодателем.
Еще одно изменение коснется сохранности трудовой книжки. Теперь каждый работник будет обязан регулярно обновлять трудовую книжку и следить за тем, чтобы она не пострадала от внешних воздействий или утери. В случае утери, сотрудник будет обязан получить дубликат или справку о его трудовой деятельности.
В целом, введение этих изменений в трудовую книжку в 2024 году поможет создать более прозрачную и доверительную систему трудовых документов, что положительно скажется на отношениях между работниками и работодателями, а также на защите прав работников.
Перечень записей для внесения в трудовую книжку 2024 года
1. Запись о приеме на работу: вносится информация о дате начала работы, наименовании организации, должности и условиях труда.
2. Запись о переводе на другую должность: в случае перевода на другую должность в рамках одной организации, вносится информация о дате перевода, новой должности и условиях труда.
3. Запись об изменении заработной платы: вносится информация о дате изменения заработной платы, новой сумме заработной платы и ее составляющих.
4. Запись об отпуске: вносится информация о дате начала и окончания отпуска, его продолжительности и форме отпуска (основной, дополнительный или без сохранения заработной платы).
5. Запись о командировке: вносится информация о дате начала и окончания командировки, ее цели и месте назначения.
6. Запись о приостановлении трудового договора: вносится информация о дате приостановления трудового договора и причинах его приостановления.
7. Запись об увольнении: вносится информация о дате увольнения, основаниях увольнения и причинах ухода с работы.
8. Запись о переводе в резерв: вносится информация о дате перевода работника в кадровый резерв организации.
9. Запись о восстановлении на работе: вносится информация о дате восстановления на работе после отпуска, командировки, отсутствия за основанием или участия в забастовке.
10. Запись об изменении других условий труда: вносится информация о любых других изменениях условий труда, не указанных выше.
Все записи в трудовую книжку должны быть произведены в установленных формах и подписаны работником и представителем работодателя.
Важно: в 2024 году могут быть внесены изменения в перечень записей для внесения в трудовую книжку. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться в трудовую службу или органы, ответственные за трудовое законодательство.