Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.
Появление кассового разрыва: четыре главные причины
- Отсутствие планирования и контроля
- Балансировка денежных потоков – первоочередная задача руководства компании. Необходим точный прогноз движения средств с учётом всех будущих поступлений и выплат на несколько недель, месяцев вперёд. В ином случае риск кассового разрыва присутствует независимо от того, насколько прибыльным является бизнес. Без контроля даже в многомиллионной компании может не хватать свободных средств для совершения платежей.
- Работа с покупателями по постоплате
Наиболее надёжные покупатели – крупные торговые сети и государственные учреждения. У них сложная система распределения бюджета, поэтому они готовы расплачиваться с поставщиками только на своих условиях: раз в 30-60 дней, раз в квартал или вовсе в конце календарного года. Для небольших предпринимателей такие условия создают ряд проблем. Нужно вложить большие средства, чтобы удерживать бизнес на плаву до получения платежа или найти дополнительные источники дохода. В ином случае – кассового разрыва не избежать. - Несвоевременная оплата от дебиторов
Договорённость с клиентами об удобных условиях постоплаты не исключает возможности неполучения платежа. Нехватка средств у клиента, банкротство его компании, задержка перевода банком или недобросовестность и хитрость вашего контрагента – если вы не учли эти риски, то ваша компания остаётся нестабильной и кассовый разрыв может произойти в любой момент. - Сезонность бизнеса
Труднее всего избегать нехватки средств компаниям, которые не имеют прибыли вне сезона. Без чёткого плана и жёсткого контроля расходов сезонный бизнес точно уйдёт в минус. Даже если всё рассчитано до копейки, то непредвиденные траты всё равно могут нарушить баланс. Повышение арендной платы, внезапная поломка оборудования, рост цен на сырье – без финансовой подушки риск кассового разрыва очень велик.
Формула и пример расчёта кассового разрыва
Чтобы подтвердить или опровергнуть наличие кассового разрыва достаточно сложить остаток средств в кассе на начало периода и поступления за период, а затем вычесть все расходы в этом же периоде. Если остаток денежных средств на конец периода отрицательный – у вас возник кассовый разрыв.
Пример расчёта, выявляющего кассовый разрыв:
| Остаток на начало периода | Поступления | Расходы | Итог | |
|---|---|---|---|---|
| Понедельник | + 40 000 | +100 000 | -20 000 | +120 000 |
| Вторник | +120 000 | +30 000 | -60 000 | +90 000 |
| Среда | +90 000 | +10 000 | -50 000 | +50 000 |
| Четверг | +50 000 | +20 000 | -100 000 | -30 000 |
| Пятница | -30 000 | +80 000 | -20 000 | +30 000 |
Причины кассового разрыва: найти и обезвредить
Кассовый разрыв возникает, когда не совпадают сроки поступления денег и сроки обязательных платежей. Причина такой ситуации только одна: отсутствие синхронизации поступления и расходования денежных средств. Ситуацию легко исправить, не превращая ее в системную ошибку. Важно лишь точно определить источник проблемы.
Отсутствие контроля за дебиторской задолженностью
Вы исправно выполняете свои обязательства перед покупателями, но оплата за товары и услуги не поступает. Таким образом предприятие оказывается в ситуации, когда средства потрачены на поставщиков и производство продукта, а ожидаемых денежных поступлений нет – покупатели с оплатой не торопятся. Между тем подходит день зарплаты…
Часто компании сами предлагают потребителю отсрочку или рассрочку платежа, увеличивая риски наступления кассового разрыва. Такие льготы лучше предоставлять, когда бизнес находится на этапе стабильного развития. Начинающему предпринимателю рекомендуется работать по предоплате.
Не учитываются сроки доставки
Всегда внимательно читайте договоры с поставщиками, особенно пункт о сроках доставки. Иначе можно оказаться в ситуации, когда деньги потрачены, а товар так и не отгружен. В этом случае предприятие неминуемо отстанет от плана выручки: будет вынуждено реализовывать меньшее количество продукции или вовсе рисковать простоем.
Нет баланса между производством и продажами
Из-за ошибок в планировании объемов производства вы рискуете остаться без денег, но с запасами товара. Одна из самых распространенных причин такой ситуации: вы закупили или произвели большую партию нового продукта, предварительно не изучив спрос на рынке. В итоге оказалось, что ваш товар не востребован. Еще одна причина кроется неадекватной оценке возможностей вашего отдела продаж.
Чек-лист от эксперта
Деньги любят порядок, поэтому глобально для избежания кассовых разрывов достаточно упорядочить финансы и установить строгий контроль над ними. Это скрупулезная и достаточно рутинная работа, но в ней нет ничего сложного. Чек-лист поможет сориентироваться в организации финансовых потоков и не допустить кассовых разрывов в будущем.
-
Проведите аудит договоров с покупателями: пересмотрите подход к отсрочкам платежей и скорректируйте сроки оплаты. Рекомендуется переработать текст договора совместно с юристом и отшлифовать аргументацию нововведений для покупателей.
-
Составьте план продаж и план поступления денег по датам. Обратите внимание: это два разных плана!
-
Проведите аудит договоров с поставщиками и подрядчиками и составьте план расходов и платежей по датам. И это так же два разных плана.
-
Сопоставьте план продаж с планом расходов. У вас получится документ, который у финансистов называется бюджетом доходов и расходов (БДР). Он поможет спрогнозировать показатели бизнеса за отчетный период. Важно сравнивать БДР с фактическими результатами вашего бизнеса, так можно оценить проблемные направления и предпринять действия по работе с ними.
-
Сопоставьте план поступления денежных средств и план платежей – у вас получится бюджет движения денежных средств (БДС). Особое внимание уделите налогам и обязательным расходам (аренда, заработная плата, коммунальные платежи и др.). Зафиксируйте для себя, что к установленным датам у вас должны быть на счетах «несгораемые» суммы денег.
-
Теперь сопоставляем два бюджета: БДР и БДС. Вы сразу же наглядно увидите разрывы и поймете, какие платежи необходимо сдвинуть по датам, а в какие периоды нужно активно накапливать денежные средства на счетах.
Что такое кассовый разрыв в бизнесе
Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на покрытие регулярных трат. Например, владелец бизнеса не может внести сумму за аренду или платеж по кредиту, перевести оплату поставщику. Кассовый разрыв не означает, что компания работает в минус: просто полученные деньги уже закончились, а новые еще не поступили на счет. Объясним на примере.
|
Владелец маркетингового агентства получил предоплату от клиента и сразу потратил: купил новую кофемашину в офис. Он надеялся, что в ближайшее время получит новый перевод. Но клиент не перевёл оставшиеся деньги вовремя, и владельцу не хватило денег на зарплату команде. Такая ситуация и считается кассовым разрывом. |
Как избежать кассовых разрывов в будущем?
В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.
Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.
Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.
Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.
В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.
Как избежать кассового разрыва
Чтобы заранее понять, не грозит ли бизнесу кассовый разрыв, нужно отслеживать финансовые показатели в динамике:
-
Поступления денежных средств в течение конкретного периода. Обычно делают разбивку по неделям или месяцам.
-
Расходы в течение конкретного периода. Чем больше горизонт планирования, тем лучше. Финансисты рекомендуют брать самый известный долгосрочный расход и планировать показатели по нему. Например, если вы платите налог на имущество раз в год, то планируйте расходы на год вперед, разбивая их на удобные временные отрезки.
-
Остаток денег на начало периода. Это запас прочности бизнеса — если сумма отрицательная, возникает кассовый разрыв, то есть денег на счете будет меньше, чем нужно на оплату всех обязательств.
Причины кассового разрыва
Проблема «потерянных» денег — в учете. Чтобы точно отслеживать движение денежных средств в реальном времени, бухгалтерского учета недостаточно. Можно купить оборудование в мае, а заказ и документы получить в июне. В бухгалтерском учете это будет расход июня. А по факту деньги компания заплатила контрагенту в мае.
Потому что бухгалтерский учет представляет предприятие как целое и отражает то, что уже произошло. Отчетность нужно сдавать раз в квартал, а понимать финансовое положение — каждый месяц. В этом помогает управленческий учет.
Управленческий учет дает четкий ответ на вопрос: «Где деньги?» в каждый момент времени и позволяет:
-
видеть историю расходов по статьям и понимать, сколько потратили на рекламу, топливо, аренду;
-
планировать доходы и траты, чтобы избежать кассового разрыва — ситуации, когда нужно платить поставщику, а денег нет;
-
понимать, какие направления бизнеса и товары приносят прибыль, а какие — убытки.
Что делать, если разрыв уже случился
Попробовать выбраться из финансовой ямы без займа. Договориться с поставщиками, сотрудниками, заплатить налоги частями. Сделать все, чтобы ликвидировать разрыв и не брать в долг у банка.
Если таким образом не получилось, можно воспользоваться овердрафтом, кредитом, инвестициями или выручить компанию личным капиталом.
Ну и самая ужасная идея, которая может прийти вам в голову, — задержать зарплату. Мы не рекомендуем так делать ни как бухгалтеры, ни как предприниматели. Ведь таким образом вы уроните боевой дух сотрудников и будет еще сложнее выбраться из разрыва.
Перестать копать финансовую яму и начать считать. Теперь к расходам, которые компания несет каждый месяц, добавились долговые обязательства.
Чтобы ситуация от ввода денег не усугубилась, нужно понимать, где находится отметка «ноль». Сколько товара нужно продать, чтобы выручка покрыла обязательства, а прибыль — расходы. Эта отметка «ноль» и будет точкой безубыточности (ТБУ).
Она может быть выражена сразу в нескольких показателях: в деньгах (выручке), количестве продуктов или услуг, которые нужно продать, или количестве клиентов, которых нужно обслужить.
Что такое кассовые разрывы и чем они опасны
Кассовые разрывы — это разница между датами платежей компании и поступлений от покупателей. Если у фирмы нет свободных средств, то такой разрыв приведет к тому, что денег на все необходимые платежи будет недостаточно.
Пример № 1
Дата выдачи зарплаты в ООО «Старт» установлена на
Если рассмотреть поступления и расходы за месяц в целом, то денег компании хватает. Но «внутренние» просрочки даже на несколько дней могут привести к серьезным проблемам.
За нарушения при выплате зарплаты работодателя оштрафует трудовая инспекция. Кроме того, может снизиться лояльность сотрудников к компании.
Овердрафт — кредит, который помогает закрывать кассовые разрывы. Его получают клиенты, которых банк уже обслуживает
Бывают форс-мажорные ситуации, когда ежедневное планирование, переговоры с поставщиками и клиентами не помогают решить проблему. Например, крупный покупатель неожиданно изменил дату оплаты, а с поставщиками надо рассчитываться. Или у фирмы возникли существенные непредвиденные расходы: нужно купить новое оборудование, открыть филиал и прочее.
Может получиться так, что компенсировать дефицит за счет переноса оплат или договоренности с покупателями будет невозможно. Тогда стоит воспользоваться кредитом. Лучше делать это, когда получить оплату раньше и перераспределить средства нельзя.
Но обычный кредит для закрытия кассовых разрывов подходит плохо. Необходимо собрать документы, дождаться решения банка — на все это требуется время, а деньги могут быть нужны уже завтра.
К тому же разрывы обычно не превышают нескольких дней или недель, а кредиты на такой срок, как правило, не выдают. Поэтому придется пользоваться деньгами банка дольше, чем необходимо, и переплачивать проценты.
В этой ситуации удобно использовать специальную форму кредитования: овердрафт. По смыслу он похож на кредитную карту для физических лиц.
Предприятие заранее заключает договор, согласно которому банк устанавливает лимит кредитования. Обычно размер лимита привязан к среднемесячному обороту по счету заемщика. Однако в большинстве случаев банк дает овердрафт компаниям, которые уже обслуживает некоторое время. Обычно этот срок не менее
Пока разрывов нет, предприятие не пользуется средствами банка и не платит проценты. Если возникает необходимость, заемщик может в течение одного дня получить от банка деньги в пределах лимита.
Когда поступят средства от покупателей, компания погасит долг по овердрафту. Затем операцию можно повторить. Таким образом, заемщик всегда может воспользоваться заемными средствами и заплатить проценты только за несколько дней по каждому разрыву.
Пример № 3
Руководству ООО «Альфа» не удалось договориться с контрагентами о переносе сроков оплаты. Но у компании заключен с банком договор о кредитовании в форме овердрафта с лимитом в 900 тыс. рублей. Поэтому ООО «Альфа» может воспользоваться средствами банка: 03.06 получить 400 тыс. рублей, а 04.06 — 100 тыс. рублей. Это будут два разных транша в рамках одного кредитного договора. Когда 05.06 поступит оплата от ООО «Гамма», организация погасит кредит, заплатив проценты всего за 2 дня.
Минимизировать последствия, или вовсе предотвратить наступление локального дефолта, можно различными способами. Услуги, предоставляемые банковскими организациями, ведущими расчетно-кассовое обслуживание корпоративных клиентов, предусматривают возможность использования овердрафта, факторинга или получения займа. Кроме того, в современных реалиях небольшая просрочка по платежам — при условии налаженной коммуникации между контрагентами — обычно не считается критичным поводом для применения штрафных санкций и расторжения контрактов.
Однако все перечисленные варианты так или иначе создают дополнительные сложности, снижают маржу и уменьшают прибыль. Говоря о том, как избежать покрытия временных кассовых разрывов на предприятии, отметим, что это следует делать до их наступления, а не после. Среди актуальных инструментов:
- Организация грамотного финансового планирования.
- Контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью.
- Обеспечение запаса наиболее востребованной продукции.
- Поддержание стабильного денежного потока.
- Формирование резервного фонда.
В теории также рекомендуется заранее согласовывать с клиентами размер неустойки — суммы штрафа, которую контрагент должен будет выплатить за каждый день просрочки. Однако на практике подобные меры применяются не столь часто.
Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, МВА, автор блога о бизнес-планировании:
«Как избежать кассового разрыва?
Шаг 1. Оцените реальное положение вашего бизнеса по ключевым показателям на сегодняшний день.
Шаг 2. «Просканируйте» всю свою документацию. Возможно, стоит пересмотреть некоторые договоренности? Наберитесь сил и будьте готовы на переговоры WIN-WIN. И на будущее лучше сразу предусматривайте возможность отсрочки.
Шаг 3. Попросите клиентов делать предоплату или аванс.
Шаг 4. Спланируйте поступления и расходы. В этом вам поможет платежный календарь на месяц с ежедневной фиксацией каждого шага.
Шаг 5. Вспомните о своих дебиторах и кредиторах.
Поспешите забрать свои деньги у должников и пустить их во благо предприятия. Изучите кредитные договора на предмет изменения банковских условий и найдите возможность перезаключить сделки. Учтите новые проценты в себестоимости.
Шаг 6. Изыщите дополнительные финансы.
И помните, что за это тоже придется чем-то платить потом. Бывает такое, что выгодней отдать свою компанию и не множить долги»
Артем Дуров, генеральный директор «Открытие Факторинг», ведущий Финтех Шоу на ТАСС:
«Рекомендую обратить внимание на 5 ключевых правил, позволяющих минимизировать риски возникновения кассовых разрывов:
1. Наладьте финансовое планирование, ведите платежный календарь.
2. Контролируйте промежуток времени с момента закупки товаров или материалов и поступления их на склад, и до момента получения денежных средств от покупателей. Чем меньше операционный цикл, тем чаще поставки и больше прибыли.
3. Следите за тем, как быстро вложенные в бизнес деньги превращаются в прибыль. Чем длиннее финансовый цикл, тем больше денег необходимо компании для организации бесперебойной работы.
4. Определите платежную политику. Идеально, если получится договориться на предоплату со стороны покупателей (взамен можно предложить скидку за раннюю оплату), а с поставщиками – на отсрочку платежа. Стремитесь к тому, чтобы период ваших обязательств перед поставщиками был длиннее срока отсрочки, который вы предоставляете покупателям.
5. Напоминайте дебиторам о необходимости погашения задолженности в срок – это хорошая превентивная мера для своевременного пополнения оборотных средств»
Грамотное ведение управленческого учета избавит бизнес от нехватки средств в кассе, покажет прибыльность бизнеса и отдельных направлений. Начните с планирования доходов и расходов. Используйте бесплатный шаблон БДДС от ПланФакта и прогнозируйте кассовые разрывы заранее.
Четыре основные причины появления кассовых разрывов
- Прибыль бизнеса «спрятана» в дебиторскую задолженность. Когда предприниматель часто даёт своим контрагентам или клиентам рассрочки и отсрочки по платежам, он рискует столкнуться с серьёзной дебиторкой. Деньги как будто заработаны, выручка есть, но по факту на счетах пусто, потому что клиент заплатит позже.
- Неверные решения при планировании бюджета. Когда предприниматель замечает, что дела у бизнеса идут неплохо, на счётах остаётся достаточно средств даже после уплаты по всем обязательствам, он решает инвестировать деньги в свой бизнес. Например, покупает дорогостоящую неоновую рекламную вывеску, оплачивает обучение сотрудников или заказывает у веб-дизайнеров сайт. Проходит месяц, и вот нужно не только оплачивать налоги, закупать сырьё и рассчитываться с контрагентами, но и платить за рекламу, обучающие курсы и гонорары дизайнерам. В итоге денег может не хватить.
- Для бизнеса наступил мёртвый сезон. В декабре пользуются спросом товары для праздников, в сентябре — канцелярия, в мае — угли для шашлыка. Это называется сезонность, и она тоже может стать причиной появления кассового разрыва. Когда нет выручки, а платить по обязательствам нужно каждый месяц, регулярные расходы могут стать достаточно серьёзным обременением для бизнеса.
- Закупки были спланированы неправильно. Предприниматель заказывает из Китая огромную партию спинеров. Он недостаточно изучил спрос целевой аудитории, и теперь на складе у него лежит товар, который не продаётся. Деньги, которые ИП планировал получить от реализации спинеров, «подвисли», средств в обороте нет.
Пять плюсов кассовых разрывов для бизнеса
Как ни странно, но кроме очевидных опасностей, ситуация периодической нехватки денег имеет для компании свои положительные стороны:
- Предприниматель, который регулярно попадает в кассовый разрыв, быстрее переходит к управлению не на интуиции, а на цифрах и финансовых показателях.
- На этапе переговоров с покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками особое внимание уделяет обсуждению сроков взаимных расчётов. Следит, чтобы на счетах или в кассе был нужный «зазор» между погашением дебиторской и кредиторской задолженности.
- Управление любыми запасами (даже канцтоварами и расходными материалами) становится эффективнее. «Замораживать» деньги и покупать что-то «про запас» невыгодно — в случае необходимости расчётов с кредиторами быстро и по хорошей цене продать остатки вряд ли получится.
- В компании появляются Платёжный календарь и Регламент платежей — документы, которые устанавливают правила и помогают управлять финансами: планируют приход и расход денег, определяют даты платежей. Если штат сотрудников растёт, то назначают инициаторов платежей, и тех, кто должен их одобрить, возлагают ответственность за незапланированные оплаты и предоплаты и так далее.
- Ведётся постоянный поиск резервных источников финансирования, которые быстро придут на помощь в случае необходимости. Подробнее об этом читайте дальше.