Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать новую испорченную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Кто составляет акт о списании
Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:
- выявить подлежащие уничтожению бумаги;
- убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
- составить акт и подписать его;
- осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.
Как приобрести трудовую книжку
Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:
- охранная функция,
- транспортировка,
- учет,
- складирование.
Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.
Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:
- массовое уничтожение,
- порча бланка.
В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.
Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте
Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.
Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.
Операция отражается в отчётной документации следующим образом:
- Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
- Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
- Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
- Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
- Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).
Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.
Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников. Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж. Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.
Трудовые книжки нового образца
В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:
- водяной знак,
- ворсинки (ультрафиолет),
- химическая защита,
- магнитные характеристики,
- переплет нитью специального назначения.
Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.
Расформирование организации
При списании испорченных бланков трудовой книжки необходимо следовать определенным этапам и оформить соответствующие документы. Расформирование организации может стать одной из причин, по которой возникает необходимость в списании.
Когда организация расформировывается, ее трудовые книжки могут быть либо переданы другому работодателю, либо списаны в соответствии с действующим законодательством. Причины для списания испорченных бланков трудовой книжки могут быть разнообразными — от ошибки при их заполнении до утери или порчи в процессе хранения.
По закону все трудовые книжки, выданные в организации, должны быть оформлены актом. Этот акт составляется в нескольких экземплярах — один из которых остается в организации, а остальные передаются вместе с трудовыми книжками работникам.
Для правильного списания испорченных бланков трудовой книжки необходимо составить акты по списанию. При этом каждой испорченной книжке присваивается свой номер в акте. Если у работника есть вкладыши к трудовой книжке, они тоже должны быть указаны в акте. Причины, по которым было принято решение списать трудовую книжку, также должны быть подробно указаны в акте.
При списании испорченной трудовой книжки, в новой книжке, которую выдают работнику, вносятся соответствующие проводки. Ошибка, допущенная при списании, должна быть исправлена посредством оформления нового акта соответствующей нумерации.
| Ошибки при списании | Действия, которые нужно предпринять |
|---|---|
| Ошибка в номере книжки | Сразу оформить новый акт |
| Ошибки в фамилии, имени или отчестве | Оформить новый акт и скрепить его с предыдущими актами |
| Ошибка в составе номенклатуры трудовых книжек | Оформить новый акт и скрепить его с предыдущими актами |
Исправление ошибки невозможно на той же странице, где она была допущена. Поэтому новый акт оформляется отдельно при каждой ошибке. В нем указывается номер предыдущего акта, в котором допущена ошибка, и причина его опровержения.
При любых допущенных ошибках или испорченных трудовых книжках, акт списания необходимо составить в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в организации, а второй — в трудовой книжке работника.
Учет трудовых книжек в организации
Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:
- по приходу и расходу,
- по учету движения.
Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:
- нумерация страниц,
- шнуровка,
- утверждение подписью, печатью,
- пломбирование.
В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.
Учет по движению рабочих документов происходит так:
- ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
- ведется регистрация новых оформленных книжек.
Как приобрести трудовую книжку
Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:
- юридические лица,
Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:
- охранная функция,
- транспортировка,
- учет,
- складирование.
Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.
Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:
- массовое уничтожение,
- порча бланка.
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.
В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.
Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
Но, чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика.
Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г.
Как списать трудовые книжки
Важно
Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).
Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины? Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться.
Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.
Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.
Что делать, если работник не явился за трудовой?
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.