Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В связи со служебной необходимостью как правильно писать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже отмечалось ранее, понятие о производственной необходимости — это замена отсутствующего сотрудника в целях выполнения неотложных производственных задач. Хотя такого посыла в трудовом законодательстве нет, но на практике это существует.
В связи со служебной необходимостью как правильно написать
На законодательном уровне не установлены причины вызова сотрудников из отпусков. Причиной может служить лишь производственная необходимость, то есть это время, когда руководителю нужно, чтобы сотрудник сделал данную работу.
Как оформить вызов из отпуска
В локальных документах предприятия можно расписать перечень подобных ситуаций, определяющих вызов сотрудника по необходимости для выполнения производственных заданий. Но при всем этом всем работодателям нужно помнить, что нельзя вызывать сотрудника из отпуска или заставлять его работать сверх нормы без его согласия.
Оформить отзыв из отпуска рекомендуется в следующей последовательности:
- Указать причину отзыва из положенного отпуска. Для этих целей нужно подготовить служебную записку, документ подготавливается непосредственным руководителем либо его уполномоченным.
- Сотрудник должен написать согласие в письменной форме.
- От работодателя требуется издание распорядительного документа.
Оборот с этим производным предлогом может обособляться факультативно при наличии в тексте некоторых условий:
- если он находится между подлежащим и сказуемым;
- оборот является распространённым;
- оборот находится не в начале и не в конце предложения;
- в нём содержится объяснение того, о чем идет речь, и он выделяется интонационно;
- возможна авторская расстановка знаков препинания, зависящая от его замысла.
Распорядительный документ об отзыве сотрудника из отпуска по производственной необходимости оформляется на фирменном бланке организации. В левом верхнем углу указывается номер и дата документа, а также тема, например, «об отзыве из отпуска».
Далее, идет повествовательная часть приказа, то есть кратко описывается причина, согласно которой необходимо сотрудника вызвать из отпуска. Например: «В связи с производственной необходимостью выполнения гособоронзаказа, на срок с 01.06.2015 до 10.06.2015».
По центру ниже пишется слово: «Приказываю».
После расписывается распорядительная часть документа:
- из запланированного отпуска отозвать ведущего инженера по испытаниям Сукрева Н.А;
- бухгалтеру Пировой К.А. выполнить перерасчет отпускных начислений сотрудника;
- начальнику БТЗ Башковой Е.Л. выполнить изменение в табеле и поставить соответствующие отклонения;
- контроль за исполнением Приказа возложить на руководителя службы Ругеву П.А.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
В связи со служебной необходимостью как правильно
Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:
- реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
- наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).
Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.
Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.
Например, бывает служебная записка:
Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.
Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику — напишут докладную записку.
Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.
Образец представлен ниже.
Отдел учета материальных средств
Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.
Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.
Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств.
1. Рассматриваемое нами сочетание является производным союзом, поэтому запятая перед «в связи» ставится, а после него знаков не надо.
- Уже начались морозы, в связи с этим уроки стали отменять.
- У Саши скоро экзамен, в связи с этим он целыми днями зубрит даты, формулы и словарные слова.
«Всвязи» или «в связи». Как правильно писать: слитно или раздельно
Как пишется правильно «в связи» или «всвязи»? Слитно или раздельно? — спрашивает редакцию «Скворушка»- Маша Колесникова из Волгограда. “В связи” всегда необходимо писать раздельно. И это не зависит от того это часть предлога “в связи с” или существительное с предлогом. В связи с переменой погоды, мы остались дома и не пошли гулять. “В связи c” – это предлог в данном предложении. Всегда надо писать раздельно! Игроки команды всегда находятся в связи друг с другом. “В ” – предлог, “связи” – существительное. Пишется всегда раздельно! Дети начинают путаться потому, что есть слова у которых приставка «в» напоминает предлог и само собой пишется слитно, это такие слова как «ввиду», «вследствие». Например: «Ввиду необходимости дорогой покупки, семье пришлось экономить.» «Ввиду» здесь в роли предлога. Писать надо слитно. Или еще одно предложение: «Мы будем иметь вас в виду.» «В» – предлог, «виду» — существительное. Писать надо раздельно. Ведь можно вставить слово между «в» и «виду» — в нашем виду.
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.
Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».
То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
в связи со служебной необходимостью как правильно написать
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Как уже отмечалось ранее, понятие о производственной необходимости — это замена отсутствующего сотрудника в целях выполнения неотложных производственных задач. Хотя такого посыла в трудовом законодательстве нет, но на практике это существует.
Администрация предприятия обладает правом перевода сотрудника на иную работу без согласия последнего на эти действия. Срок перевода составляет одни месяц и не более.
Причины перевода можно обосновать следующим образом:
- Возникновение непредвиденной ситуации, например, возгорание, пожар или разрушение зданий либо технических устройств.
- Производственные простои. Приостановление работы производства по существенным причинам.
- Предотвращение порчи имущества работодателя, вызванного непредвиденными обстоятельствами.
Распорядительный документ об отзыве сотрудника из отпуска по производственной необходимости оформляется на фирменном бланке организации. В левом верхнем углу указывается номер и дата документа, а также тема, например, «об отзыве из отпуска».
Далее, идет повествовательная часть приказа, то есть кратко описывается причина, согласно которой необходимо сотрудника вызвать из отпуска. Например: «В связи с производственной необходимостью выполнения гособоронзаказа, на срок с 01.06.2015 до 10.06.2015».
По центру ниже пишется слово: «Приказываю».
После расписывается распорядительная часть документа:
- из запланированного отпуска отозвать ведущего инженера по испытаниям Сукрева Н.А;
- бухгалтеру Пировой К.А. выполнить перерасчет отпускных начислений сотрудника;
- начальнику БТЗ Башковой Е.Л. выполнить изменение в табеле и поставить соответствующие отклонения;
- контроль за исполнением Приказа возложить на руководителя службы Ругеву П.А.
В официально-деловом стиле речи часто используется производный предлог «во исполнение» чего-либо, например:
- во исполнение приказа;
- во исполнение протокола;
- во исполнение договора;
- во исполнение пункта №5;
- во исполнение постановления;
- во исполнение распоряжения.
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что именно необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Грамота! Уважаемая! Нужна ли запятая в следующем предложении: «В связи с производственной необходимостью , просим Вас выдать два сетевых фильтра отделу публикации торгов и заявок.»? Ваш ответ — воздух!
Ставить запятую нет необходимости.
| Вопрос № 231311 | ||
В связи с вступлением или со как правильно
В связи с болезнью ей назначили лечение.
Ей назначили лечение (почему?) в связи с болезнью.
А в этом контексте слово «в связи с» является производным отымённым предлогом, который выступает неразрывно вместе с существительным, создавая его падежную форму. Эта служебная часть речи придаёт обороту причинное значение. Этот предлог можно заменить непроизводным предлогом «из-за», имеющим то же значение:
Из-за болезни ей назначили лечение.
Часто задают вопрос о том, нужна ли запятая после оборота, выраженного синтаксической конструкцией «предлог + существительное»?
В приведенном примере такая конструкция начинает предложение. Она находится в начале предложения, что важно в расстановке знаков препинания, так как при этом учитывается порядок слов в предложении. Этот оборот не является распространенным. Границы его четко обозначены по смыслу и никакой двусмысленности в сообщении не возникает. Интонационно оборот «предлог + существительное» не выделяется голосом, так что нет никакой необходимости выделить его запятой, хотя он и имеет обстоятельственное причинное значение.
Аналогичные примеры:
В связи с наступающими заморозками следует укрыть розы.
В связи с боевой обстановкой окна домов наглухо зашторены.
Оборот с этим производным предлогом может обособляться факультативно при наличии в тексте некоторых условий:
- если он находится между подлежащим и сказуемым;
- оборот является распространённым;
- оборот находится не в начале и не в конце предложения;
- в нём содержится объяснение того, о чем идет речь, и он выделяется интонационно;
- возможна авторская расстановка знаков препинания, зависящая от его замысла.
Так как же правильно писать: «в связи» или «всвязи»?
Если имеется в виду устойчивое выражение (фразеологизм), то верно раздельно и только в сочетании с предлогом «с» – «в связи с», подробнее см. ниже.
Написание порознь будет правильным и для существительного «связь» в предложном падеже: «Мы состояли в связи более трёх лет, но затем страсть охладела, и пришлось расстаться». Для проверки вставим уточняющее прилагательное, например «тесной»: «… в тесной связи …».
Как правильно пишется со служебной необходимостью или с служебной необходимостью
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте
Интересно (и затруднительно для понимания) словосочетание «в связи с». Это устойчивое выражение из того же существительного аж с двумя предлогами само по себе имеет значение… предлога творительного падежа! Такая морфологическая (по написанию) избыточность относительно семантической (по смыслу) весьма редка.
Применительно к нашему случаю важно то, что предлоги, во-первых, неизменяемые слова. Во-вторых, они же переносятся из строки в строку только целиком. Поэтому в связи́ с правильно пишется раздельно, и вариантов его переноса нет.
То есть, в некотором конкретном предложении – предлог это или существительное с предлогом? Очень просто: фонетически, т.е. по произношению.
Если употребляется как фразеологизм-предлог, то ударение падает на «и́»: «в связи́ с». Если же ударение на «я́», то нужно написать слово с предлогом: «Мы состояли в тесной свя́зи …». Следовательно, здесь мы сталкиваемся с плавающим ударением.
«В связи с» падежный предлог морфологически, а семантически – причинный. В таковом качестве указывает на причинно-следственные связи и/или отношения (что из чего следует, что отчего происходит). Употребляется преимущественно в формализованной (официальной, «казённой») речи:
- «В связи с эпидемиологической опасностью в школе объявляется двухнедельный карантин».
- «В связи с вышеизложенным прошу отстрочить мне выплату очередного взноса в погашение задолженности по ипотеке».
- «Прошу вас предоставить мне внеочередной отпуск в связи с семейными обстоятельствами».
Употребление «в связи с» в литературной речи делает ее суховатой, эмоционально слабо выразительной, мало трогательной. Правда, у Л. Н. Толстого в «Войне и мире» есть пример обратного свойства: «Целый новый ряд мыслей безнадежных, но грустно-приятных в связи с этим дубом, возник в душе князя Андрея». Но это ж надо быть Львом Толстым, чтобы так владеть языком. По аналогии можно припомнить слова Марка Галлая: «Настоящий лётчик-испытатель должен свободно летать на всём, что в принципе летать способно, и с некоторым затруднением на том, что в принципе летать не может».
Правописание слова в связи
Это сочетание как часть речи может быть:
- Предлогом «в» и существительным «связь».
- Полностью отыменным производным предлогом.
В первом случае сразу понятно, что в связи пишем через пробел. Потому мы знаем правописание предлогов с существительными: они всегда пишутся раздельно. Никакой сложности в этом нет. Понять, что это именно предлог и существительное, можно по смыслу предложения. Например:
- Состоять в опасной связи с хулиганами.
- Не был замечен в связи с кем-то подозрительным.
Как видим, после предлога можно вставить прилагательное, чего нельзя было бы в том случае, если в связи было бы написано слитно. Кроме того, если мы имеем в виду именно существительное «связь», то в этом случае ударение падает на гласную Я.
Второй случай: когда в связи – это отыменный производный предлог. Нужно заменить его синонимом «из-за» или «по причине». Если смысл не меняется, значит, в связи – это предлог целиком:
- В связи ремонтом – из-за ремонта, по причине ремонта.
- В связи с плохим самочувствием – из-за плохого самочувствия, по причине плохого самочувствия.
Как видим, разницы нет.
И вот это и есть ловушка, потому что рука так и тянется написать его слитно – по аналогии с другими подобными предлогами типа «ввиду», «вслепую», «вследствие».
Однако нужно запомнить, что данный конкретный предлог пишется раздельно всегда, независимо от роли в предложении. А чтобы у вас не возникало внутреннего сопротивления по этому поводу, можно запомнить, что иногда предлог «в связи с чем-то» пишут иначе: «в этой связи…» И хотя такое написание отдаёт «канцелярщиной», тем не менее, оно имеет место быть.
Точных синонимов к «в связи с» немного: «вследствие», «по причине», «из-за». Первый также достаточно официозен; остальные два применимы в литературной речи. Гипонимы (синонимы в частичном или ограниченном значении) «в зависимости от», «в соответствии с», «в свете» (все – литературные). Нередко употребляются, если в одном и том же высказывании необходимо сгладить формализм выражения:
- «В зависимости от дальнейших распоряжений Минздрава продолжительность карантина может быть изменена».
- «По причине заболевания домочадцев гриппом только я один сейчас в состоянии вести хозяйство и ухаживать за больными, вследствие чего не способен выполнять свои служебные обязанности должным образом».
- «Из-за штиля старт регаты будет объявлен в соответствии с погодными условиями».
- «В свете представленных вами обоснований правление банка согласилось удовлетворить вашу просьбу об отсрочке очередной выплаты».
Точных антонимов нет. Частичные (ограниченно применимые) «несмотря на», «невзирая на», «вопреки», «наперекор».
Образец служебной записки о выдаче продукции
| Отдел трейд-маркетинга | Начальнику отдела продаж ООО «Виста» Березе Юлии Семеновне |
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.
О выдаче продукции
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».
Цель акции:
— увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
— увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.
Регион: Санкт-Петербург, Воронеж
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
| Начальник отдела трейд-маркетинга | Соловьева | И. А. Соловьева |
Как составить служебную записку
Написание служебной записки должно быть связано с вопросами деятельности, которая находится в ведении структурного подразделения, причем нет необходимости в обращении к вышестоящему руководству.
Писать служебную записку начинают с того, что освещают сложившуюся ситуацию, а также поясняют, на основании каких причин или событий составляется данный документ. Затем необходимо изложить непосредственную просьбу или же перечислить действия, которые автор записки полагает необходимыми. Ниже мы предложим вашему вниманию образец служебной записки, где также будет приведен перечень обязательных элементов такого документа.
Подпись в служебной записке ставит ее составитель. Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.
Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами. В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.
Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа. Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом. Не обязательно дополнительно заводить специальный журнал для служебных записок. Гораздо целесообразнее будет выделить на жестком диске компьютера определенную папку, в которую можно поочередно помещать служебные записки, каждую под следующим порядковым номером. Таким способом легко создается база служебных записок организации в электронном виде. Это не только быстро и просто, но также и очень удобно, так как найти нужный документ можно без особого труда.
Образец служебной записки
| ОТДЕЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА | Начальнику отдела безопасности |
| А.И. Степанченко | |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
|
28.03.2014 № 02-19/23 |
|
| На № | |
| О выходе на работу в выходной день |
В связи со служебной необходимостью (подготовкой к проведению внеплановой проверки 01.04.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 31.03.2014 специалисту внутреннего аудита Самохвалову Илье Михайловичу.
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
Отсутствие хоть одного из перечисленных реквизитов или документов, влечет за собой отказ в подтверждение расходов для организации или ИП, а для подотчетного лица — сумма неподтвержденных расходов будет считаться личным доходом и, следовательно, будет подлежать обложению НДФЛ.
Например, если подотчетное лицо приобрел материалы на сумму 10 000 руб. по документам, которые не соответствует требованиям законодательства, с его заработной платы будет удержано 13% от этой суммы, т.е. 1300 рублей.
Поэтому необходимо относиться к покупкам материалов для организации серьезно. Приобретать материалы у организаций и ИП, которые предоставляют только законодательно правильно оформленные документы.
Опубликовано 25.07.2017
Если вам понравилась статья — поделитесь!