Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен отчет о проделанной работе и как его составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды.
Кто и зачем использует отчет
Руководитель. Подробный письменный доклад помогает начальнику определить, насколько качественно и с какой скоростью подчиненный выполняет поставленные задачи. Слабых работников, которые не соответствуют требованиям и не приносят пользу компании, штрафуют или вовсе увольняют. Продуктивных специалистов премируют или повышают.
Персонал. Регулярное составление отчетов о проделанной работе помогает сотрудникам поддерживать самодисциплину, вести своеобразный трекер рабочих задач и определять точки роста. Регулярно формируя отчеты, работники более рационально распределяют рабочее время, оценивают свои успехи и недочеты.
Бесплатное приложение Mango Talker поможет оптимизировать общение с подчиненными и коллегами и упростить организацию регулярных онлайн-совещаний и созвонов. С его помощью вы сможете создавать групповые каналы и чаты, сохранять контакты сотрудников в облачной адресной книге и подключать к конференции участников по мобильной связи или посредством специальной веб-ссылки.
Можно ли не предоставлять
По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.
Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.
В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.
В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.
Что говорит закон о форме акта приемки
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Типичные требования к оформлению
- Текст работы набирается печатным 14 шрифтом на листе формата А4
- Междустрочный интервал – 1,5
- Отступы от края: слева – 25 мм, с остальных сторон по 20 мм
- Рекомендуемый способ выравнивания – по ширине
- Нельзя делать разрывы между абзацами текста
- Применяется валовая нумерация ко всем разделам. Используются исключительно арабские цифры
- Нумерация отсчитывается с титульного листа. На нем номер не ставится
- Приложения нумерации не подлежат
- Темы и названия разделов указываются одной строкой. Точка в конце не ставится
- Переносы слов не допускаются
- Интервал между двумя разделами – 1 строка
- Перечисления даются в виде списков
- Каждая структурная часть отчетной работы начинается на новом листе
- Принятые в тексте сокращения должны сопровождаться расшифровкой и обоснованием
- Если слово имеет общепринятую аббревиатуру-сокращение, сокращать его иначе нельзя
- Стиль написания — научный
- Один термин должен соответствовать единому понятию
- Заголовок к таблице дается сверху по центру или слева рядом с ее номером: «Таблица 1 – заголовок»
- Ко всем таблицам даются ссылки из основной части отчета
- Содержимое ячеек таблицы печатается без отступов
- Интервал между таблицей и следующим за ней текстом – 1 строка
- Сведения, указываемые на титульном листе: место учебы, название специальности и отчетной работы, имена студента и наставника практической работы, город и год сдачи.
Грамотное написание отчета с соблюдением всех тонкостей оформления — задача серьезная и сложная.
Каждый менеджер хочет знать, тратит ли он деньги на найм и оплату персонала, полезен ли конкретный сотрудник для общего дела или он только потребляет ресурсы. Сложность в том, что это не всегда легко определить, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые напрямую не участвуют в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейерной ленте легко подсчитать, как вы оцениваете эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Полностью оставлять их из-под контроля нерационально, ошибки, которые вовремя не замечены, обходятся компании дорого. И никому не захочется сгребать «снежный ком» нерешенных проблем.
Многие менеджеры предпочитают старомодный способ проведения планового собрания определенного сотрудника (или нескольких), собрания или «коврового звонка», чтобы узнать, как они справляются со своими обязанностями. На это уходит много времени и нервозности как у руководителя, так и у его подчиненных, а проверить достоверность полученной информации иногда невозможно. Также не всегда удается договориться о личной встрече, если человек находится в командировке или переехал в удаленное место.
намного удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, который позволяет в короткие сроки узнать результаты деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
И в чем ноу-хау? Обычный ежедневник
Прежде чем вы начнете думать, что я не обнаружил ничего нового, вот несколько важных функций, которые я реализовал, чтобы сделать этот ежедневный отчет действительно очень полезным:
1) Я решил, что собираюсь вложить в отношения действительно важные вещи, которые необходимо сделать.
Их нужно строго соблюдать и не отвлекать от других. Ничего не вводите и не вычитайте, не будьте трусливы перед трудными вещами. Таким образом я смог сосредоточиться на написанных мною планах. На самом деле, я сам ставил в затруднительное положение свое будущее, зная, что мне не избежать подобных случаев.
Конечно, всегда случаются форс-мажорные обстоятельства, например, необходимость ехать в больницу или срочно что-то починить дома, но сама идея «обдумать план» очень помогает. Он приобретает привычку и дисциплину строить свои планы.
2) Я установил строгий минимум «70% запланированных мероприятий должно быть выполнено».
Например, если я поставил 10 задач, мне нужно выполнить 7 из всех. Подсчет производился в той же позиции в отчетах, затем метод был изменен на другой (см. Ниже).
Это казалось простым делом, но в некоторых случаях это очень помогало. Например, я вижу, что я не получаю 1 случай на 70%. И есть пара задач: написать статью или подать запрос в налоговую. Ох, как мне лень делать и то, и другое, но это необходимо. Выбираю налоговую, отправляю заявку и наконец получаю необходимую информацию, которую не могла получить месяцами. Это правило 70% — это внешнее давление.
3) Я предоставил жене доступ к этим отчетам, чтобы она могла видеть, что я делаю.
Звучит весело, но это работает. В социальной психологии есть хорошие исследования: если мы знаем, что за нами следят, мы ведем себя более «законопослушно» — например, в ресторанах вывешивают фотографии глазами, чтобы люди с меньшей охотой убегали, не заплатив по счету.
Моя жена видела, как плохо или хорошо я что-то делаю, и поначалу это воодушевило меня. Заглядывая в будущее, скажу, что через полгода это ей надоело, и я уже приобрел хорошую привычку, которая, к тому же, дала серьезный результат в виде уже 80% ежедневных занятий.
Пример описания объема работ бухгалтера
В случае обнаружении несоответствий корректировка данных и предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю. При необходимости постановка задачи по корректировке для соответствующих должностных лиц и создание необходимых документов (Акт о проливе на мерник и т.п.).
Проверка соответствия показания счетных механизмов ТРК количеству реализованных за смену НП.
В случае обнаружения несоответствия предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю.
Формирование в электронной базе данных «Приходных накладных», «Поставок на хранение» и иных документов на поставку НП и товаров, на основании полученных документов и в соответствии с остатками на складах НП и товаров. Проверка иной информации передаваемой в Сменных отчетах по АЗС (Расчетные данные о состоянии резервуаров, Фактические данные о состоянии резервуаров, ФИО сотрудников, Информация о движении денежных средств и т.д.) и в случае обнаружения несоответствия корректировка данных предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю.
Польза для руководителя
Единожды составив подробный и грамотный отчет, впоследствии можно пользоваться им, как шаблоном, для минимизации затрачиваемого на его составление служебного времени. Если в подчинении есть сотрудники, руководящие подотделами или структурными подразделениями основного направления, гораздо проще будет составить документ на основании обобщенного отчета каждого из них.
С точки зрения стратегического планирования и управления производством регулярная отчетность всех сфер организации обладает следующими плюсами:
- помогает в организации постоянного контроля за исполнением должностных обязанностей сотрудниками предприятия;
- путем сравнения отчетов разного периода времени позволяет беспристрастно анализировать достижения и недоработки как отдела целиком, так и отдельного сотрудника в частности;
- позволяет всесторонне оценить полноту принятия мер для достижения конкретного результата или степень стремления каждого сотрудника в выполнении поставленных задач;
- ведет к естественному поддержанию уровня трудовой дисциплины в рабочем коллективе и повышает обязательность отдельных категорий сотрудников;
- является хорошим показателем обоснованности или безосновательности оплаты труда всех категорий сотрудников, отделов, руководителей на местах;
- хорошо подходит для подготовки расчет-обоснования истребования финансовых средств на предстоящий календарный (финансовый, отчетный) период;
- для сотрудника составление грамотного отчета с отображением основной сути выполненных мероприятий без лишних подробностей может стать показателем способности грамотно и доступно излагать ход своих мыслей.
Почти всегда требую характеристику к отчету по практике
Характеристику к отчету по практике просят предоставить с места прохождения практики. Характеристика как правило нужна только к отчету по преддипломной или производственной практике
В характеристики ваш руководитель практики исключительно хорошо описывате ваше бесполезное времяпровождения момент прохождения практики. И обычно чем меньше вас болталось под ногами на прелприятии тем лучше напишут характеристику. Но текст о том какой вы молодец вас скорее всего попросят подготвить самостоятельно который потом подпишет руководитель практики.
Если честно характеристику никто не читает в учебном заведении хотябы потому как в большинстве своем студенты проходят практику на предприятих по знакомству и там напишут все что угодно но эту бюрократию никто не отменял.
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы — начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.
Что такое отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе – это документ, который содержит информацию о выполненных задачах за определенный период времени. Этот документ должен отражать продуктивность работы персонала отделов и подразделений компании.
Отчет о проделанной работе должен содержать данные о проделанной работе, потраченных средствах и времени для выполнения задач. Он также может включать комментарии к выполненной работе, указание причин, по которым задачи не были выполнены и предложения по улучшению процессов и деятельности компании.
Как правило, отчет о проделанной работе составляется в соответствии с законодательством, инструкциями по делам, которые необходимо закрепить документально и договором на выполнение конкретных задач.
- В отчете о проделанной работе должны быть закреплены кадровые изменения, такие как переводы, повышения, изменения в должностной инструкции.
- Отчет о проделанной работе это также и документ, на основании которого могут выплачиваться премии и зарплаты персоналу.
- Он может быть использован руководством компании при назначении наказания тем, кто не выполняет своей обязанности.